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Die Fragen und administrativen Probleme, denen Sie sich auf dem Weg zur Selbstständigkeit stellen müssen, sind vielfältig.

An erster Stelle steht die Formulierung der Geschäftsidee. Daran knüpfen sich eine Reihe von Fragen. Die Fragen ergeben sich aus dem Steuer-, dem Sozialversicherungs-, dem Gesellschaftsrecht und der Gewerbeordnung.

Hinsichtlich des Gewerberechts stellt sich die Frage, ob Sie für die angestrebte Tätigkeit eine Gewerbeberechtigung benötigen.

Eine ganz wichtige Entscheidung ist aber auch die Wahl der richtigen Rechtsform. Das heißt: Wollen Sie als Einzelunternehmer auftreten oder soll eine Gesellschaft gegründet werden? Dies hängt zum einen davon ab, ob Sie mit einem Partner zusammenarbeiten wollen, zum anderen auch von den rechtlichen Rahmenbedingungen. Den Rahmen stecken hier vor allem das Steuer-, das Sozialversicherungs-, das Gesellschafts- und das Haftungsrecht.

Wenn Sie eine Gesellschaft gründen und anfangs eher niedrige Gewinne oder gar Verluste zu erwarten sind, sollten Sie sich aus steuerlicher Sicht eher für eine Personengesellschaft und nicht für eine Kapitalgesellschaft entscheiden. Denn bei der Rechtsform der Kapitalgesellschaft erfolgt eine doppelte Besteuerung der Gewinne, sowohl auf der Ebene der Kapitalgesellschaft als auch auf der Ebene ihrer Anteilseigner. Bei der Personengesellschaft gilt demgegenüber das Transparenzprinzip, d. h. die Gewinne unterliegen zwar wie bei der Kapitalgesellschaft auch zunächst der Gewerbesteuer, werden dann aber den Gesellschaftern einzeln zugewiesen und sind von diesen im Rahmen ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung zu versteuern. Zu erwartende Anfangsverluste können dabei den persönlichen Steuersatz erheblich nach unten drücken. Personengesellschaften lassen sich untergliedern in: Gesellschaften bürgerlichen Rechts, offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG). Darüber hinaus bietet die GmbH & Co KG zahlreiche Vorteile steuerlicher und nicht steuerlicher Art. Bei der GmbH & Co KG handelt es sich um eine Personengesellschaft, deren einzige Komplementärin eine GmbH ist.

Allerdings darf man hier nicht den haftungsrechtlichen Aspekt außer Betracht lassen. Eine Kapitalgesellschaft in Form einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder auch die GmbH & Co. KG bieten den Vorteil, dass Unternehmer bzw. Anteilseigner grundsätzlich nur bis zur Stamm-/Kommanditeinlage haften. Bei der GmbH beträgt die Stammeinlage mindestens € 25.000,00 und muss zur Hälfte in das Vermögen der Gesellschaft einbezahlt werden (Bar- und Sacheinlagen mindestens € 12.500,00, § 7 II 2 GmbHG). Mit dem Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) wurde darüber hinaus auch die „Mini-GmbH“ als Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt eingeführt. Diese Gesellschaft ist wie die GmbH haftungsbeschränkt und kann mit einem Stammkapital ab einem Euro gegründet werden (Achtung: keine Sachgründung möglich).

Hinsichtlich der Finanzierungsfrage benötigen Sie bei einer Kreditaufnahme einen Finanzplan für die Bank.

In der Anlaufphase eines Betriebs können unerwartet hohe Kosten entstehen. Um in dieser Phase die Liquidität und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern, ist es notwendig, den Kapitalbedarf genau zu ermitteln.

Investitionen, die im Zuge einer Betriebsgründung zu leisten sind, betreffen in erster Linie das Anlagevermögen (z. B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Büroausstattung). Bei der Ermittlung des Kapitalbedarfs müssen ebenso Nebenkosten wie Grunderwerbsteuer, Notariatskosten, Gebühren und Kosten der Kapitalbeschaffung beinhaltet sein. Darüber hinaus sollte eine Reserve berücksichtigt werden.

In Produktionsbetrieben sollten Sie den notwendigen jährlichen Materialverbrauch für einen angestrebten Jahresumsatz ermitteln. In diesem Zusammenhang dürfen die Kosten der Lagerung nicht vergessen werden.

Bei Einzelhandelsgeschäften ist es wichtig, den Umfang der Ladenausstattung festzustellen. Über die von den Lieferanten erfragten Einkaufspreise ist der Wert des notwendigen Warenbestands zu ermitteln.

Ein wichtiger Tipp: Planen Sie eine ausreichende Reserve ein. Denken Sie an „Unvorhersehbares“. Reduzieren Sie Ihren Betriebsmittelbedarf durch sofortige Rechnungslegung, rationale Lagerhaltung, konsequente Zahlungsüberwachung und durch ein geordnetes Mahnwesen.

Nach Ermittlung des Kapitalbedarfs berechnen Sie, welchen Teil Sie davon selbst aufbringen können. Es gibt keine allgemein gültige Regel, wie viel Eigenkapital Sie aufbringen sollten. Dies ist stark branchenabhängig.

Die Differenzsumme zwischen Ihrem ermittelten Kapitalbedarf und dem Eigenkapital muss durch Fremdkapital aufgebracht werden. Fremdkapital wird in erster Linie durch Kredite bereitgestellt.

Folgende Hauptgruppen von Krediten sind zu unterscheiden: Investitionskredit, Leasing, Kontokorrentkredit, Lieferantenkredit.

Investitionskredite dienen zur Finanzierung des Anlagevermögens (z. B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Büromöbel). Diese Kredite werden langfristig gewährt, d. h., sie haben eine Laufzeit von etwa vier bis 20 Jahren. Annuitätendarlehen haben den Vorteil, dass die Rückzahlungsbeträge über die gesamte Laufzeit gleichbleiben und so die Aufwendungen in den ersten Jahren niedriger als bei Ratendarlehen sind. Damit können etwaige Anlaufschwierigkeiten besser verkraftet werden. Bei Ratendarlehen ist der Betrag, den Sie pro Jahr für Zinsen aufbringen müssen, in den ersten Jahren höher als beim Annuitätendarlehen, nimmt dann aber ständig ab.

Unser Tipp: Beurteilen Sie die Kosten eines Kredits nie ausschließlich nach der Höhe der Zinsen! Um die tatsächlichen Kosten eines Kredits richtig abschätzen zu können, benötigen Sie genaue Informationen über: Zinssatz, Laufzeit des Kredits, Anzahl der Raten und deren Fälligkeit, Nebenkosten des Kredits, Auszahlungs- und Bearbeitungsgebühren, Art der Zinsverrechnung (Termin, zu dem die Höhe des Zinsanteils der Rate bestimmt wird) und Art der Tilgungsverrechnung (Zeitpunkt, zu dem die Tilgung von der Restschuld abgezogen wird).

Noch ein wichtiger Hinweis: Überprüfen Sie, ob Sie einen geförderten Kredit in Anspruch nehmen können.

Die Haftungsfrage hängt davon ab, ob ein Unternehmen in Form eines Einzelunternehmens, einer Personengesellschaft oder einer Kapitalgesellschaft betrieben wird. Personengesellschaften sind die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) sowie die GmbH & Co. KG. Die wichtigste Kapitalgesellschaft ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Als Einzelunternehmer haftet man persönlich und unbeschränkt. Persönliche Haftung bedeutet, dass man mit dem gesamten Firmen- und Privatvermögen für die Schulden einzustehen hat. Unter der Unbeschränktheit versteht man, dass die Haftung nicht auf einen bestimmten Betrag begrenzt werden kann.

Errichtet man eine OHG, haften die Gesellschafter ebenfalls persönlich und unbeschränkt.

Bei einer KG haftet wenigstens ein Gesellschafter (Komplementär) persönlich und unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. Ist die Komplementärin der KG eine GmbH (Sonderform der GmbH & Co. KG), kann die Haftung der Gesellschaft wiederum auf die Stammeinlage der GmbH begrenzt werden. Kommanditisten haften grundsätzlich nur mit dem Betrag ihrer Hafteinlage. Die Höhe der Hafteinlage ist frei wählbar und wird im Handelsregister eingetragen.

Bei einem Wechsel der Gesellschafter einer OHG haften ausscheidende Gesellschafter für Schulden, die vor dem Ausscheiden entstanden sind, noch fünf Jahre nach dem Ausscheiden. Tritt man in eine schon bestehende OHG ein, haftet man auch für alle zu diesem Zeitpunkt bestehenden Verbindlichkeiten.

Bei einer Kapitalgesellschaft (gleichermaßen GmbH wie AG) ist grundsätzlich eine Haftung der Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen ausgeschlossen. Vorsicht ist jedoch bei eigenkapitalersetzenden Leistungen (z. B. Gesellschafterkredite an nicht kreditwürdige Kapitalgesellschaft) geboten.

Einen GmbH-Geschäftsführer können einerseits Haftungen gegenüber Gläubigern der Gesellschaft und Behörden treffen, andererseits auch Haftungen gegenüber der Gesellschaft und den Gesellschaftern.

Die wichtigsten Haftungen gegenüber Dritten und Gläubigern treten auf

- bei Verletzung der Verpflichtung zur rechtzeitigen Insolvenzanmeldung;

- bei Zahlungen, die geleistet wurden, nachdem die Eröffnung einer Insolvenz hätte beantragt werden müssen;-bei falschen Angaben gegenüber dem Handelsregister, wie etwa falschen Angaben im Zuge einer Kapitalherabsetzung oder betreffend der Einforderung ausstehender Einlagen auf das Stammkapital.

Ferner können sich Haftungsfälle auch gegenüber Behörden ergeben, z. B. für nicht entrichtete Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträge. So haftet der GmbH-Geschäftsführer gegenüber dem Finanzamt für nicht gezahlte Steuern der GmbH persönlich, wenn die Steuern infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der Geschäftsführerpflichten nicht abgeführt worden sind. Der GmbH-Geschäftsführer haftet auch für an die GmbH zurückgezahlte Steuern, wenn diese ohne rechtlichen Grund gezahlt worden sind (vgl. § 69 der Abgabenordnung).

Aber auch gegenüber der Gesellschaft und deren Gesellschaftern kann ein Geschäftsführer zur Haftung herangezogen werden; beispielsweise bei Verstößen gegen das GmbH-Gesetz oder gegen den Gesellschaftsvertrag. Ein Verstoß gegen das GmbH-Gesetz liegt z. B. dann vor, wenn bei Verlust der Hälfte des Stammkapitals nicht unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen wird.

Die GmbH braucht bei der Gründung ein Mindestkapital von € 25.000,00. Dieses muss wenigstens zur Hälfte vor der Anmeldung im Handelsregister bar eingezahlt werden, wenn nicht Sondervorschriften vorliegen (z. B. bei Unternehmenseinbringung).

Über die Einzahlung des Stammkapitals stellt die Bank eine Bestätigung aus, die der Anmeldung zum Handelsregistereintrag beizulegen ist.

Stand: 1. Januar 2023

Die Entscheidung, welche Rechtsform gewählt werden soll, ist äußerst komplex. Dabei sind nicht nur steuerliche Überlegungen maßgeblich, sondern vor allem auch sozialversicherungs-, zivil- und gesellschaftsrechtliche Aspekte. Bei der Wahl der richtigen Rechtsform sollte daher unbedingt ein Experte zu Rate gezogen werden.

Gründungskosten Geringe Kosten: der Gesellschaftsvertrag ist formfrei, Handelsregister-Eintragungsgebühr

Kapital Grundsätzlich kein Mindestkapital erforderlich. Der Gesellschafter leistet eine Kapitaleinlage in frei wählbarer Höhe; die Einlage einer Arbeitsleistung ist möglich.

Haftung GbR, PartG, OHG: Gesellschafter sind persönlich haftende Gesellschafter. Für die KG gilt: Es muss zumindest ein Gesellschafter ein Komplementär sein, die restlichen Gesellschafter sind Kommanditisten. Komplementäre haften unbeschränkt. Kommanditisten haften grundsätzlich nur bis zur Höhe ihrer Einlage. Die Höhe der Hafteinlage ist frei wählbar und wird im Handelsregister eingetragen.

Entnahmen/ Ausschüttung OHG-Gesellschafter/Komplementär: Entnahme prinzipiell immer möglich. Kommanditist: nur ein Gewinnentnahmerecht.

Steuersubjekt/ Besteuerungssystematik Transparenzprinzip: Nur der Gesellschafter ist Steuersubjekt (ausgenommen die Gewerbesteuer). Die Gesellschaft hat ihren Gewinn/Verlust zu ermitteln, dieser Gewinn/Verlust ist jedoch nicht von der Gesellschaft zu versteuern, sondern ist entsprechend den Beteiligungsverhältnissen ihrer Gesellschafter aufzuteilen. Der Gewinn-/Verlustanteil unterliegt bei den Gesellschaftern der Einkommensteuer (ESt). Sonderbilanzen der Gesellschafter (z. B. für Firmenwert bei Beteiligungserwerb) ergänzen die Ergebnisermittlung. Bei den Gesellschaftern ist im Rahmen der ESt die Gewerbesteuer bis zu einem Hebesatz von 380 % anrechenbar.

Verlustausgleich Aufgrund des Transparenzprinzips werden Verluste den Gesellschaftern direkt zugerechnet.

Thesaurierung Seit dem Veranlagungszeitraum 2008 gilt für Personengesellschaften ein besonderer Steuersatz für thesaurierte Gewinne von 28,25 % zzgl. Solidaritätszuschlag 5,5 % (gesamt 29,8 %). Die begünstigte Besteuerung wird auf Antrag gewährt. Spätere Entnahmen aus den begünstigt besteuerten Gewinnen sind nachzuversteuern. Der Steuersatz beträgt 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag (§ 34a EStG).

Leistungsbeziehungen zwischen Gesellschafter und Gesellschaft Ertragsteuerlich ist kein Dienstverhältnis möglich; die Dienstleistungen stellen daher grundsätzlich einen Vorweggewinn dar, können im Gesellschaftsvertrag aber auch als sog. Tätigkeitsvergütung ausgestaltet werden (gleiches gilt auch für sonstige Vergütungen, wie Miete, Zinserträge etc.).

Sozialversicherung Mitunternehmer unterliegen in ihrer Eigenschaft als Gesellschafter in der Regel keiner Sozialversicherungspflicht.

Höhere Kosten: der Gesellschaftsvertrag ist notariell zu beurkunden, Handelsregister-Eintragungsgebühr

Mindestkapital einer GmbH beträgt € 25.000,00, davon muss mindestens die Hälfte bar einbezahlt werden. Ein Gesellschafter muss eine Mindeststammeinlage i.H.v. mindestens einem Viertel des Nennbetrags seines Geschäftsanteils leisten (§ 5 Abs. 1 § 7 Abs. 2 GmbHG)

Beschränkte Haftung; eigenkapitalersetzenden Leistungen (z. B. Gesellschafterkredite an nicht kreditwürdige Kapitalgesellschaften). Verschuldensabhängige Geschäftsführer-Haftung (z. B. für Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, verspätete Anmeldung der Insolvenz)

Ausschüttung des Bilanzgewinnes aufgrund eines Gesellschafterbeschlusses.

Trennungsprinzip: Die Gesellschaft ist Steuersubjekt und unterliegt mit ihrem Gewinn der Körperschaftsteuer (KSt) und der Gewerbesteuer (GewSt). Die Gewinnausschüttungen (Dividenden) der Kapitalgesellschaft an eine an ihr beteiligte natürliche Person werden wiederum mit der Kapitalertragsteuer (Abgeltungsteuer) endbesteuert. Die Kapitalertragsteuer ist von der Kap.Ges. an das Finanzamt abzuführen. Der Gesellschafter hat jedoch die Möglichkeit, die Dividenden zu veranlagen, wenn die Steuer aufgrund seines persönlichen Einkommensteuersatzes niedriger ist. Die Abgeltungsteuer wird in diesem Fall auf die Einkommensteuer angerechnet und mit dem übersteigenden Betrag erstattet. Dividenden und Veräußerungsgewinne aus Kapitalgesellschaftsbeteiligung sind in Höhe von 95 % steuerfrei (§ 8b KStG). Anders als bei Personengesellschaften ist die Gewerbesteuer bei den Gesellschaftern nicht einkommensteuerlich anrechenbar.

Aufgrund des Trennungsprinzips bleiben die Verluste grundsätzlich bei der Gesellschaft. Verlustvor- und -rücktrag möglich.

Wird der Gewinn nicht auf die Gesellschafter ausgeschüttet, entfällt die Kapitalertragsteuer (Abgeltungsteuer) von 25 % und es kommt nur zur Körperschaftsteuer-Belastung von 15 % sowie einer Gewerbesteuerbelastung je nach Hebesatz der Gemeinde, in der die Gesellschaft ihren Sitz hat. Gesamtsteuerbelastung je nach Gewerbesteuerbelastung durchschnittlich 29,8 %. Bei Ausschüttung Gesamtsteuerbelastung bei Hebesatz 410 % von ca. 48 %.

Fremdübliche Leistungsbeziehungen zwischen Gesellschafter und Gesellschaft sind ergebniswirksam.

Gesellschafter unterliegen in der Regel keiner Sozialversicherungspflicht. Gesellschafter, die in der GmbH als Arbeitnehmer gegen Arbeitsentgelt beschäftigt sind, sind im Allgemeinen versicherungspflichtig.

Geschäftsführer, die nicht Gesellschafter sind, unterliegen im Regelfall der Sozialversicherungspflicht. Ausnahmen gelten im Hinblick auf die Kranken- und Pflegeversicherung, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt. Am Unternehmen beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer sind, sofern sie einen maßgeblichen Einfluss auf die Geschicke der Gesellschaft geltend machen können, nicht als abhängig Beschäftigte zu beurteilen und damit nicht sozialversicherungspflichtig. Für die Beurteilung der Versicherungspflicht kommt es auf die tatsächlichen Verhältnisse in der GmbH an. Trägt der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer aufgrund seiner Gesellschafterstellung ein Unternehmerrisiko, ist er in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig. Bei einer Beteiligung von mindestens 50 % am GmbH-Kapital kann allgemein von einer Sozialversicherungsfreiheit ausgegangen werden.

Bund • Infos, Formulare und Service der Verwaltung • Deutsche Bundesbank • Bundespräsident • Bundesrat • Bundesregierung • Deutscher Bundestag

Bundesministerien • Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) • Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) • Bundesministerium für Gesundheit (BMG) • Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) • Bundesministerium des Innern (BMI) • Bundesministerium der Justiz (BMJ) • Justizportal – Handelsregister • Justizportal – Insolvenzbekanntmachungen • Justizportal – Registerbekanntmachungen • Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (BMU) • Bundesministerium für Verkehr, Bau– und Stadtentwicklung (BMVBS) • Bundesministerium der Verteidigung (BMVg) • Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) • Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) • Bundesministerium der Finanzen (BMF) • Bundesministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz (BMELV)

• Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) • Bundeszentralamt für Steuern (BZST) • Bundesamt für Naturschutz (BfN) • Bundesamt für Strahlenschutz (BfS) • Bundeskriminalamt (BKA) • Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) • Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) • Bundeskartellamt • Bundessortenamt (BSA) • Bundesversicherungsamt • Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) • Statistisches Bundesamt Deutschland • Deutsches Patent– und Markenamt (DPMA) • Bundesamt für Kartographie und Geodäsie (BKG) • Luftfahrt–Bundesamt (LBA)

• Bundesarbeitsgericht • Bundesfinanzhof • Bundesgerichtshof • Bundessozialgericht • Bundesverfassungsgericht • Bundesverwaltungsgericht

Bundesanstalten

• Bundesagentur für Arbeit (BA) • Bundesanstalt für Gewässerkunde (BfG) • Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht • Julius Kühn–Institut – Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen (JKI) • Bundesanstalt für Materialforschung und –prüfung (BAM) • Bundesanstalt für Straßenwesen (BASt) • Deutsche Rentenversicherung Bund • Bundesanstalt für Geowissenschaften und Rohstoffe (BGR) • Bundesforschungsanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) • Physikalisch–Technische Bundesanstalt (PTB) • Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW)

Europa – der Server der Europäischen Union Europäische Zentralbank

Bund der Steuerzahler Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung – Berlin Elterngeldrechner Unternehmensregister Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung – Mannheim

Die Entscheidung, welche Rechtsform gewählt werden soll, ist äußerst komplex. Dabei sind nicht nur steuerliche Überlegungen maßgeblich, sondern vor allem auch sozialversicherungs-, zivil- und gesellschaftsrechtliche Aspekte. Bei der Wahl der richtigen Rechtsform sollte daher unbedingt ein Experte zu Rate gezogen werden.

Personengesellschaft (GbR, PartG, OHG, KG) Kapitalgesellschaft (GmbH, GmbH & KG aA, UG (haftungsbeschränkt))

Gründungskosten Geringe Kosten: der Gesellschaftsvertrag ist formfrei, Handelsregister-Eintragungsgebühr Höhere Kosten: der Gesellschaftsvertrag ist notariell zu beurkunden, Handelsregister-Eintragungsgebühr

Kapital Grundsätzlich kein Mindestkapital erforderlich. Der Gesellschafter leistet eine Kapitaleinlage in frei wählbarer Höhe; die Einlage einer Arbeitsleistung ist möglich. Mindestkapital einer GmbH beträgt € 25.000,00, davon muss mindestens die Hälfte bar einbezahlt werden. Ein Gesellschafter muss eine Mindeststammeinlage i.H.v. mindestens einem Viertel des Nennbetrags seines Geschäftsanteils leisten (§ 5 Abs. 1 § 7 Abs. 2 GmbHG)

Haftung GbR, PartG, OHG: Gesellschafter sind persönlich haftende Gesellschafter. Für die KG gilt: Es muss zumindest ein Gesellschafter ein Komplementär sein, die restlichen Gesellschafter sind Kommanditisten. Komplementäre haften unbeschränkt. Kommanditisten haften grundsätzlich nur bis zur Höhe ihrer Einlage. Die Höhe der Hafteinlage ist frei wählbar und wird im Handelsregister eingetragen. Beschränkte Haftung; eigenkapitalersetzenden Leistungen (z. B. Gesellschafterkredite an nicht kreditwürdige Kapitalgesellschaften). Verschuldensabhängige Geschäftsführer-Haftung (z. B. für Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, verspätete Anmeldung der Insolvenz)

Entnahmen/ Ausschüttung OHG-Gesellschafter/Komplementär: Entnahme prinzipiell immer möglich. Kommanditist: nur ein Gewinnentnahmerecht. Ausschüttung des Bilanzgewinnes aufgrund eines Gesellschafterbeschlusses.

Steuersubjekt/ Besteuerungssystematik Transparenzprinzip: Nur der Gesellschafter ist Steuersubjekt (ausgenommen die Gewerbesteuer). Die Gesellschaft hat ihren Gewinn/Verlust zu ermitteln, dieser Gewinn/Verlust ist jedoch nicht von der Gesellschaft zu versteuern, sondern ist entsprechend den Beteiligungsverhältnissen ihrer Gesellschafter aufzuteilen. Der Gewinn-/Verlustanteil unterliegt bei den Gesellschaftern der Einkommensteuer (ESt). Sonderbilanzen der Gesellschafter (z. B. für Firmenwert bei Beteiligungserwerb) ergänzen die Ergebnisermittlung. Bei den Gesellschaftern ist im Rahmen der ESt die Gewerbesteuer bis zu einem Hebesatz von 380 % anrechenbar. Trennungsprinzip: Die Gesellschaft ist Steuersubjekt und unterliegt mit ihrem Gewinn der Körperschaftsteuer (KSt) und der Gewerbesteuer (GewSt). Die Gewinnausschüttungen (Dividenden) der Kapitalgesellschaft an eine an ihr beteiligte natürliche Person werden wiederum mit der Kapitalertragsteuer (Abgeltungsteuer) endbesteuert. Die Kapitalertragsteuer ist von der Kap.Ges. an das Finanzamt abzuführen. Der Gesellschafter hat jedoch die Möglichkeit, die Dividenden zu veranlagen, wenn die Steuer aufgrund seines persönlichen Einkommensteuersatzes niedriger ist. Die Abgeltungsteuer wird in diesem Fall auf die Einkommensteuer angerechnet und mit dem übersteigenden Betrag erstattet. Dividenden und Veräußerungsgewinne aus Kapitalgesellschaftsbeteiligung sind in Höhe von 95 % steuerfrei (§ 8b KStG). Anders als bei Personengesellschaften ist die Gewerbesteuer bei den Gesellschaftern nicht einkommensteuerlich anrechenbar.

Verlustausgleich Aufgrund des Transparenzprinzips werden Verluste den Gesellschaftern direkt zugerechnet. Aufgrund des Trennungsprinzips bleiben die Verluste grundsätzlich bei der Gesellschaft. Verlustvor- und -rücktrag möglich.

Thesaurierung Seit dem Veranlagungszeitraum 2008 gilt für Personengesellschaften ein besonderer Steuersatz für thesaurierte Gewinne von 28,25 % zzgl. Solidaritätszuschlag 5,5 % (gesamt 29,8 %). Die begünstigte Besteuerung wird auf Antrag gewährt. Spätere Entnahmen aus den begünstigt besteuerten Gewinnen sind nachzuversteuern. Der Steuersatz beträgt 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag (§ 34a EStG). Wird der Gewinn nicht auf die Gesellschafter ausgeschüttet, entfällt die Kapitalertragsteuer (Abgeltungsteuer) von 25 % und es kommt nur zur Körperschaftsteuer-Belastung von 15 % sowie einer Gewerbesteuerbelastung je nach Hebesatz der Gemeinde, in der die Gesellschaft ihren Sitz hat. Gesamtsteuerbelastung je nach Gewerbesteuerbelastung durchschnittlich 29,8 %. Bei Ausschüttung Gesamtsteuerbelastung bei Hebesatz 410 % von ca. 48 %.

Leistungsbeziehungen zwischen Gesellschafter und Gesellschaft Ertragsteuerlich ist kein Dienstverhältnis möglich; die Dienstleistungen stellen daher grundsätzlich einen Vorweggewinn dar, können im Gesellschaftsvertrag aber auch als sog. Tätigkeitsvergütung ausgestaltet werden (gleiches gilt auch für sonstige Vergütungen, wie Miete, Zinserträge etc.). Fremdübliche Leistungsbeziehungen zwischen Gesellschafter und Gesellschaft sind ergebniswirksam.

Sozialversicherung Mitunternehmer unterliegen in ihrer Eigenschaft als Gesellschafter in der Regel keiner Sozialversicherungspflicht. Gesellschafter unterliegen in der Regel keiner Sozialversicherungspflicht. Gesellschafter, die in der GmbH als Arbeitnehmer gegen Arbeitsentgelt beschäftigt sind, sind im Allgemeinen versicherungspflichtig.

Geschäftsführer, die nicht Gesellschafter sind, unterliegen im Regelfall der Sozialversicherungspflicht. Ausnahmen gelten im Hinblick auf die Kranken- und Pflegeversicherung, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt. Am Unternehmen beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer sind, sofern sie einen maßgeblichen Einfluss auf die Geschicke der Gesellschaft geltend machen können, nicht als abhängig Beschäftigte zu beurteilen und damit nicht sozialversicherungspflichtig. Für die Beurteilung der Versicherungspflicht kommt es auf die tatsächlichen Verhältnisse in der GmbH an. Trägt der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer aufgrund seiner Gesellschafterstellung ein Unternehmerrisiko, ist er in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig. Bei einer Beteiligung von mindestens 50 % am GmbH-Kapital kann allgemein von einer Sozialversicherungsfreiheit ausgegangen werden.

Mit Vermögensübertragungen auf Kinder bzw. einer Verteilung des Vermögens im Familienbund lassen sich Steuern sparen. Denn die Kinder haben meist keine oder nur sehr geringe eigene Einkünfte und zahlen dementsprechend wenig Steuern. Den Kindern sowie jedem Steuerpflichtigen in der Familie steht neben dem Sparer-Pauschbetrag in Höhe von € 1.000,00 (ab VZ 2023) und dem Sonderausgaben-Pauschbetrag von € 36,00 auch der Grundfreibetrag von (ab VZ 2023) € 10.908,00 zu. Jedes Familienmitglied kann zusammen bis zu € 11.944,00 steuerfreie Einkünfte aus Kapitalvermögen pro Jahr erzielen, sofern daneben keine anderen Einkünfte erzielt werden.

Seit dem 1.1.2012 wirken sich die eigenen Einkünfte des Kindes auch nicht mehr auf den Kindergeldanspruch aus. Der Kindergeldanspruch bleibt auch dann erhalten, wenn das Kind aus dem übertragenen Vermögen eigene Kapitaleinkünfte über dem Grundfreibetrag erzielt.

Der Verzicht auf die Prüfung der Einkünfte volljähriger Kinder macht Vermögensübertragungen in der Familie attraktiver – der Kindergeldanspruch bleibt davon unberührt. Hier gilt jedoch: Wenn Vermögensübertragungen nur zum Schein erfolgen, versagt die Finanzverwaltung die Anerkennung.

Die steuerwirksame Übertragung von Vermögen auf Kinder ist an strenge formale Voraussetzungen geknüpft, besonders bei Kapitalübertragungen durch Eltern an ihre minderjährigen Kinder.

Vermögensübertragungen auf Kinder werden im Regelfall von der Finanzverwaltung nur dann problemlos akzeptiert, wenn der Übertragungsvorgang endgültig ist und nicht jederzeit durch Widerruf wieder rückgängig gemacht werden kann.

Praxistipp: Eine problemlose steuerliche Anerkennung verlangt nicht nur, dass das Kind zivilrechtlich Inhaber des ihm übertragenen und in seinem Namen angelegten Geldvermögens geworden ist und die Ansprüche gegen die Bank allein dem Kind als Kontoinhaber zustehen. Die steuerliche Anerkennung verlangt einen endgültigen Übergang der Ansprüche gegen die Bank in das Vermögen des Kindes. Dazu ist eine ausdrückliche Regelung zur Begünstigung und Gläubigerstellung des Kindes erforderlich, die ggf. vom Steuerberater begutachtet werden sollte.

Im Allgemeinen empfiehlt es sich, die Gläubigerschaft der Kinder nicht nur in den Sparbüchern vermerken zu lassen, sondern die begünstigten Kinder durch entsprechende Eintragungen in den Kontoeröffnungsanträgen ausdrücklich als Gläubiger bezeichnen zu lassen. In diesem Fall ist es nach der Rechtsprechung auch unschädlich, dass die Eltern das Sparbuch aufbewahren. Das übertragene Vermögen und die daraus erzielten Einkünfte dürfen darüber hinaus nur noch im Rahmen der familienrechtlichen Bestimmungen der elterlichen Vermögenssorge verwaltet werden.

Können diese Voraussetzungen im Einzelfall nicht nachgewiesen werden, wird die Finanzverwaltung davon ausgehen, dass das Vermögen den Kindern mit der Einschränkung übertragen wurde, dass diese lediglich zivilrechtlich Inhaber des Vermögens werden sollten, die Eltern das übertragene Vermögen aber weiterhin als eigenes Vermögen nutzen. Vermögen und die Einkünfte daraus werden steuerrechtlich weiterhin den Eltern zugerechnet.

Beziehen die Kinder eigene Einkünfte bis in Höhe des jeweiligen Grundfreibetrags (nach Abzug von Freibeträgen), empfiehlt sich die Beantragung einer sogenannten Nichtveranlagungsbescheinigung. Bei Vorlage der Bescheinigung bei der Depotbank entfällt der Abgeltungsteuerabzug. Die Finanzverwaltung erteilt eine Nichtveranlagungsbescheinigung, wenn beim Kind keine Steuerveranlagung durchzuführen ist. Weitere Voraussetzung ist, dass im Fall einer Günstigerprüfung (Vergleich der Abgeltungsbesteuerung mit einer individuellen Steuerveranlagung) keine Steuer entsteht, d.h., das Kind darf auch mit seinen abgeltungsteuerpflichtigen Kapitaleinkünften den Grundfreibetrag nicht überschreiten.

Ein elektronischer Rechnungsversand ist möglich

• durch E-Mail (Versand als schlichter E-Mail-Anhang ohne Signatur ausreichend), • als PDF oder als Textdatei (E-Mail-Anhang oder auch zum Download), • als Computer-Fax oder über Fax-Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax-Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung), • durch Datenträgeraustausch oder • mittels EDI-Verfahren und qualifizierter elektronischer Signatur (wie bisher weiterhin möglich).

Für elektronische Rechnungen gilt analog den Regelungen für Rechnungen, dass

01 die Echtheit der Herkunft der Rechnung, 02 die Unversehrtheit ihres Inhalts und 03 ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG).

Zur Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen, u. a. durch Anwendung eines geeigneten Rechnungsformates enthält das Gesetz keine Vorgaben. In der Praxis empfiehlt sich für Unternehmer insbesondere die Anwendung des ZUGFeRD (= Zentrale User Guidelines Forum elektronische Rechnung Deutschland) Rechnungsformats. ZUGFeRD ist ein vom Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) gemeinsam mit Unternehmen der Automobilindustrie, des Einzelhandels, dem Bankensektor und anderen Industriezweigen entwickeltes Format. Mit ZUGFeRD können Rechnungsdaten in strukturierter Weise in Form einer PDF-Datei übermittelt werden. Das PDF-Dokument enthält ein inhaltsgleiches Doppel der Rechnung in Form eines strukturierten Datensatzes. Der strukturierte Datensatz ermöglicht eine vollautomatische Prüfung oder Verbuchung. Die Rechnungsdaten können mittels kompatibler Software ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

Praxistipp: Das Rechnungsformat eignet sich außerdem für den Einsatz im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr. Durch Anwendung dieses Formats erfüllt der Unternehmer gleichzeitig die erforderlichen Formvorschriften der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) – siehe hierzu auch gesonderte Infoliste GoBD.

Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu verarbeiten und zu archivieren (vgl. oben ZUGFeRD-Verfahren). Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.

Praxistipp: Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt. Die maßgebliche Rechtsgrundlage ist § 27b Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes. Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden.

Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg). Zu beachten ist, dass ein erneutes Senden der Rechnung per E-Mail als Doppelrechnung gilt und dadurch die Regelungen im Umsatzsteuergesetz für den unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis Anwendung finden (§ 14c Umsatzsteuergesetz). Weist der die Rechnung sendende Unternehmer erneut Umsatzsteuer aus, schuldet er diese bzw. es wird eine formelle Berichtigung des Umsatzsteuerausweises notwendig!

Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand vor Verarbeitung oder Umwandlung archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht ausreichend (vgl. hierzu auch Infoliste zu „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ GoBD).

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD legen – in erster Linie für bilanzierungspflichtige Unternehmer – fest, welche Regeln bei der Erstellung der (elektronischen) Buchführung und der Aufbewahrung sowie für die Gewährleistung des erforderlichen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung zu beachten sind. Die Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmals mit Schreiben vom 14.11.2014 (Aktenzeichen: IV A 4 - S 0316/13/10003) veröffentlicht und in 2019 aktualisiert (vgl. BMF-Schreiben vom 28.11.2019 IV A 4 - S 0316/19/10003 :001). Mit der Neufassung des Schreibens hat das BMF weitreichende Neuregelungen zu den Themen Globalisierung und Digitalisierung eingefügt. Eine Vielzahl der neuen Regelungen trägt vor allem den Cloud-Systemen Rechnung.

Die elektronische Buchführung unterliegt grundsätzlich denselben Erfordernissen und Ordnungsmäßigkeiten wie bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen (BMF-Schreiben, Abschn. 3 Rdn. 22). Bei der elektronischen Buchführung erstreckt sich das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit jedoch „auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems“ (BMF-Schreiben Rdn. 23 ). Nach den GoBDs muss die elektronische Buchführung u. a. den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit, der Nachprüfbarkeit, sowie den Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und den fortlaufenden Aufzeichnungen entsprechen., (BMF-Schreiben Rdn. 26). Bei der elektronischen Buchführung ist die lückenlose Dokumentierung eines jeden Geschäftsvorfalls obligatorisch. „Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen“ (progressive und retrograde Prüfbarkeit, (BMF-Schreiben. Rdn. 32 ). Der Buchführungspflichtige muss besonders darauf achten, dass jeder Geschäftsfall ausreichend bezeichnet ist.

Unter anderem müssen Buchungsbelege folgende Pflichtinhalte aufweisen (BMF Schreiben Rdn. 77):

• eindeutige Belegnummer, • Angaben über Belegaussteller und -empfänger, • Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt • Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls • Belegdatum • Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden (z. B. der Bediener der Kasse)

Praxishinweise:

• Von den Pflichtangaben nach den GoBD unberührt sind die Pflichtangaben auf Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz. Danach sind weitere Angaben erforderlich (vgl. dazu Infoliste „Rechnungsmerkmale“).

• Zur ordnungsgemäßen Erfüllung der GoBD-Voraussetzungen bei Übermittlung, Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen im nationalen sowie grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr empfiehlt sich die Anwendung des ZUGFeRD Rechnungsformats. Entscheidend hierbei ist nach den GoBD, dass dieses Verfahren das tatsächliche Vorhandensein von XML-Daten gewährleistet, „die nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden dürfen“. Weitere Informationen hierzu siehe Rdn. 125 Beispiel 10 BMF-Schreiben.

Das Erfüllen der Journalfunktion (Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in vollständiger und in der zeitlich zutreffenden Reihenfolge) dürfte bei der DV-gestützten Buchführung der Regelfall sein. Die Regel, dass jede Buchung oder Aufzeichnung im Zusammenhang mit einem Beleg stehen muss, gilt für die elektronische Buchführung entsprechend (Rdn. 82 BMF-Schreiben).

Bei Dauersachverhalten kommt es nach den GoBD auf den Ursprungsbeleg an (Rdn. 81 BMF-Schreiben). Bei automatischen Buchungen (z. B. der Verbuchung von Abschreibungen) ist der Anschaffungsbeleg mit der AfA-Bemessungsgrundlage und weiteren Angaben (Nutzungsdauer usw.) aufbewahrungspflichtig. Automatische Buchungsvorgänge müssen in der dazugehörenden Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein.

Zu den zentralen Elementen der GoBD zählt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation muss in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation bestehen (Rz 153 BMF-Schreiben). Darin sind alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung, zu dokumentieren. Die Aufzeichnungen müssen sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen (Rdn. 34 BMF- Schreiben).

Im Einzelnen gilt u. a. (vgl. Rdn. 151 BMF-Schreiben):

• Für jedes DV-System muss eine eigene Verfahrensdokumentation vorhanden sein.

• Die Verfahrensdokumentation muss den organisatorisch und technisch gewollten Prozess widerspiegeln. Bei elektronischen Dokumenten ist eine Dokumentation „von der Entstehung der Information über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion“ zu erstellen (Rdn. 152 BMF-Schreiben).

Das Gebot der Unveränderbarkeit von Buchführungsdaten ist gesetzlich verankert (§ 146 Abgabenordnung AO, § 239 Handelsgesetzbuch HGB) und besagt, dass Buchungsdaten nicht in der Form abgeändert werden dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr nachträglich feststellbar sind. Dieses Gebot findet selbstverständlich auch bei der elektronischen Buchführung Anwendung. Wie die gesetzlichen Regelungen aus Sicht der Finanzverwaltung in der Praxis bei der elektronischen Buchführung umzusetzen sind, ist in Rdn. 58ff. sowie Rdn 107 des BMF-Schreibens erläutert. Veränderungen und Löschungen „von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen [….]“ sind danach den gesetzlichen Vorschriften entsprechend zu protokollieren (Rdn. 59 BMF-Schreiben.).

Die Unveränderbarkeit der Daten ist gewährleistet, wenn:

„das zum Einsatz kommende DV-Verfahren“ gewährleistet, dass „alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden [….], nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.“

„bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen [….] nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden“ dürfen.

Das BMF-Schreiben nennt in Rdn. 109 Beispiele für unzulässige Vorgänge. U. a. ist es nicht zulässig, Daten über eine Schnittstelle in ein Officeprogramm zu exportieren, dort unprotokolliert zu editieren und anschließend wieder zu reimportieren.

Schon aus eigenem Interesse dürfte jeder buchführungspflichtige Unternehmer selbst für eine ausreichende Datensicherung sorgen. Das BMF weist in dem BMF-Schreiben (Rdn. 104) ausdrücklich darauf hin, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Können Daten nicht vorgelegt werden, führt dies zu einer Verwerfung der Buchführung. Die Buchführung ist dann formell nicht mehr ordnungsgemäß, auch wenn sämtliche sonstigen Formalitäten eingehalten wurden.

Der zeitliche und sachliche Umfang der Aufbewahrungspflichten für elektronische Dokumente richtet sich nach den allgemeinen Handels- und steuerrechtlichen Vorschriften. Danach gelten die allgemeinen 6- bzw. 10-jährigen Aufbewahrungspflichten für Handelskorrespondenz bzw. Buchführungsunterlagen entsprechend (vgl. Infoliste „Aufbewahrungspflichten und -fristen). Die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zur elektronischen Dokumentenaufbewahrung fassen den Umfang der aufbewahrungspflichtigen Dokumente – unter Bezugnahme auf die einschlägige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes – sehr weit. Nach den GoBD sind „neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen“ auch sämtliche weitere Unterlagen zu archivieren, die zum „Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind“ (Rdn. 5 ff. BMF-Schreiben). Die GoBDs enthalten hierbei keine abschließende Aufzählung aller aufzubewahrenden Unterlagen. Von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen sind Entwürfe von Handels- und Geschäftsbriefen, wenn diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.

Praxishinweis: Die in Rdn. 5 enthaltene allgemeine Formulierung ist besonders in jenen Fällen problematisch, in denen sich erst im Nachhinein herausstellt, welche Unterlagen von Bedeutung gewesen wären.

Eine der Kerngrundsätze aus den GoBDs zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD. Die Finanzverwaltung lässt allerdings Umformatierungen und Dateiumwandlungen unter bestimmten Voraussetzungen zu.

Die Neufassung der GoBD vom November 2019 setzt die Nutzung von Cloud Systemen (als SaaS, Software as a Service) einer ordnungsgemäßen Datenspeicherung - wie der Datenspeicherung „vor Ort“ (On Premise) - gleich. Gemäß Tz 1.11des BMF-Schreibens kommt es künftig nicht darauf an, „ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden“. Sofern sich die Datencloud außerhalb Deutschlands befindet, gilt das Erfordernis einer Antragstellung (§ 146 Abs. 2a Abgabenordnung-AO) wie bei der Führung elektronischer Bücher oder Aufzeichnungen analog.

Die GoBDs enthalten einen gesonderten Abschnitt bezüglich der bildlichen Erfassung von in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen (Rdn.136 ff. BMF-Schreiben). Zum Einscannen und einer anschließenden elektronischen Archivierung hat der Buchführungspflichtige eine „Organisationsanweisung“ zu erstellen. Darin muss festgehalten werden, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt zu scannen ist (z. B. bei Posteingang, während oder nach der Buchung/Bearbeitung), welches Schriftgut gescannt wird, wie die Kontrolle der inhaltlichen Übereinstimmung, Lesbarkeit und Vollständigkeit sowie die Fehlerprotokollierung erfolgt. Farbige Scandokumente sind grundsätzlich nicht erforderlich, es sei denn der Farbe kommt Beweisfunktion zu (etwa wenn Minusbeträge in roter Schrift gekennzeichnet sind, Rz 137 BMF-Schreiben).

Des Weiteren stellt das BMF die Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten dem stationären Scanverfahren gleich. Gemäß Rz 130 des BMF-Schreibens kann „eine bildliche Erfassung“ mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen“.

Praxishinweis: Der Festlegung des Zeitpunkts für den jeweiligen Scanvorgang in der Organisationsanweisung kommt konkrete Bedeutung zu. Dies deshalb, weil nach dem Einscannen des Papierdokuments eine weitere Bearbeitung nur in elektronischer Form zulässig ist.

Nach den GoBD darf das jeweilige Papierdokument nach dem Einscannen vernichtet werden (Rdn. 140 BMF-Schreiben). Handelsrechtliche Aufbewahrungsvorschriften und weitere steuerliche und außersteuerliche Aufbewahrungsvorschriften (z. B. nach dem Sozialgesetzbuch) bleiben davon unberührt. Dokumente, deren Beweiskraft bei der elektronischen Archivierung nicht erhalten bleibt, müssen zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden.

Die GoBD regeln auch Fälle der Datenauslagerung oder eines Systemwechsels. Letzteres ist u. a. der Fall bei Softwarewechsel oder einem Update des Finanzbuchhaltungssystems. In Rdn. 142 des BMF-Schreiben nennt die Finanzverwaltung jene Voraussetzung dafür, dass der Buchführungspflichtige die ursprüngliche Hard- und Software nicht über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorhalten muss. Dies ist nur dann der Fall,

• wenn die aufbewahrungspflichtigen Dokumente „quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, in eine neue Datenbank, in ein Archivsystem oder in ein anderes System überführt“ werden können.

• wenn das neue System für die Finanzverwaltung dieselben Datenauswertungsmöglichkeiten gewährleistet.

Werden Datensätze in ein unternehmensspezifisches Format konvertiert, müssen die ursprünglichen Datensätze neben den konvertierten Datensätzen nicht vorgehalten werden. Dies gilt, wenn die in Rz 135 des BMF-Schreibens genannten Voraussetzungen vorliegen. Unter anderem dürfen keine „bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen“ werden und bei der Konvertierung dürfen keine „sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren“ gehen.

Schließlich fasst das BMF in Rdn. 171) die gesetzlichen Mitwirkungspflichten eines jeden Steuerpflichtigen hinsichtlich des Datenzugriffs der Finanzverwaltung in Betriebsprüfungen zusammen. Die Finanzverwaltung unterscheidet hier zwischen (vgl. Rdn. 174 ff):

• dem unmittelbaren Datenzugriff (Nur-Lesezugriff in das DV-System des Steuerpflichtigen)

• dem mittelbaren Datenzugriff (zusätzliche Unterstützung durch mit dem DV-System vertraute Personen)

• der Datenträgerüberlassung (Zurverfügungstellen der Daten in maschinell auswertbarer Form).

Das neue BMF-Schreiben vom 28.11.2019 tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2020 an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014 (- IV A 4 - S 0316/13/10003 -, BStBl I S. 1450.) Die übrigen Grundsätze dieses Schreibens sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen.

Auf den Rechnungen sind folgende Mindestangaben zu machen:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger) • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt • Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung • Erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder sonstigen Leistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (§ 3a Abs. 2 UStG) ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG). • Bei steuerpflichtigen Umsätzen, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, ist außerdem auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Dies betrifft Umsätze i.S. § 13b Abs. 2 UStG, also u. a. Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers als auch Umsätze bzw. sonstige Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren). • Ausstellungsdatum der Rechnung • Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig ver­geben werden) • Bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung • Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen) • Bei Lieferungen/Leistungen an Grundstücken (Handwerkerleistungen) für private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“ • Abrechnung im Gutschriftsverfahren: Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden, etwa durch das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). • Bei Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (§ 13b UStG): Die Rechnung muss zwingend die Angabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG). • Bei Reiseleistungen: Abrechnungen über Reiseleistungen müssen die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG). • Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Für Rechnungen aus Umsätzen mit Gebrauchsgegenständen, für die die Differenzbesteuerung in Anspruch genommen wird, gelten folgende Pflichtangaben (vgl. § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG): • „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, • „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag € 250,00 nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung • Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe: ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen. • Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung • Ausstellungsdatum der Rechnung

Bei Anwendung der Differenzbesteuerung darf der Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Die Vorschriften über den gesonderten Umsatzsteuerausweis finden insoweit keine Anwendung (§ 14 a Abs. 6 Satz 2 UStG). – Auf der Rechnung sind in den Fällen der Differenzbesteuerung die Angaben „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ zwingend erforderlich (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).

Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG) muss der Unternehmer bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Umsatzausführung folgt, zwingend eine Rechnung ausstellen (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). In der Rechnung ist zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 6a UStG.“

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn bei einer Lieferung folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (§ 6a Abs. 1 Satz 1 UStG):

• Der Unternehmer oder der Abnehmer befördert oder versendet den Gegenstand der Lieferung in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet. • Der Abnehmer ist • ein Unternehmer, der den Gegenstand der Lieferung für sein Unternehmen erworben hat, oder • eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand der Lieferung nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder • bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs auch jeder andere Erwerber. • Der Erwerb des Gegenstands der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung.

Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der liefernde Unternehmer nachweisen. Der Nachweis kann u. a. erfolgen durch eine Gelangensbestätigung, einen handelsrechtlichen Frachtbrief oder eine Bescheinigung des Spediteurs, die bestimmte Angaben zu enthalten haben.

Darüber hinaus möglich: das sogenannte Tracking-and-Tracing-Protokoll bei Transport durch Kurierdienstleister oder Empfangsbescheinigungen eines Postdienstleisters bei Postsendungen.

Keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung mit entsprechendem Ausweis von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ergibt sich bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in Gestalt des unternehmensinternen Verbringens. Hier besteht keine Rechnungsstellungspflicht, da der Unternehmer hier nicht „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ leistet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Bei Bauleistungen kommt es unter bestimmten Voraussetzungen zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das heißt, nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger ist Schuldner der Umsatzsteuer. Zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers kommt es bei von einem im Inland ansässigen Unternehmer im Inland erbrachten Bauleistung. Der Leistungsempfänger muss dabei selbst Unternehmer sein und selbst Bauleistungen nachhaltig erbringen oder erbracht haben. Für die Nachhaltigkeit geht die Finanzverwaltung von einer 10-%-Grenze aus. Das heißt ein Unternehmer erbringt nachhaltig Bauleistungen dann, wenn er mindestens zehn Prozent seines Weltumsatzes (Summe seiner im Inland steuerbaren und nicht steuerbaren Umsätze) als Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Satz 2, und 5 i. V. m. Abs. 2 Nr. 4 und 8 UStG sowie Abschn. 13b.3 USt-Anwendungserlass). Kommt es unter Anwendung obiger Kriterien zu einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, Beispiel: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen.“

Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Für Reparatur- und Wartungsarbeiten gibt es jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu € 500,00 gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hier nicht. Wird der Nettorechnungsbetrag überschritten, zählen Wartungsarbeiten nur dann als Bauleistungen, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden (R 13b.2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48b EStG) vor, kann davon ausgegangen werden, dass dieser die an ihn erbrachte Leistung seinerseits für eine Bauleistung verwendet. Eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ist gleichfalls anzunehmen, wenn der Leistungsempfänger von der zuständigen Finanzbehörde die auf 3 Jahre befristete Bescheinigung (USt 1 TG) vorlegt. Aus dieser Bescheinigung ergibt sich die nachhaltige Tätigkeit des Unternehmers. Besitzt der Unternehmer einen solchen Nachweis, muss die Rechnungsstellung auch dann entsprechend erfolgen, wenn er den Vordruck gegenüber dem leistenden Unternehmer nicht verwendet.

In der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung Anlage UR Zeile 53) ist ein solcher Umsatz zu er­fassen. Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht (Umsatzsteuerjahreserklärung Zeile 25).

Das Prinzip der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wurde durch das Gesetz zur Anpassung des nationalen Steuerrechts an den Beitritt Kroatiens zur EU und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 25. Juli 2014 [ BGBl 2014 I S. 1266]). hinsichtlich der Bauleistungen umfassend geändert. Die Steuerschuldnerschaft gilt, außer für Bauleistungen, auch für folgende Umsätze:

• Lieferung von Wärme und Kälte über Wärme- und Kältenetze (§ 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG) • Lieferung von Industrieschrott, Altmetallen, Abfallstoffen und den sonstigen in der Anlage 3 zum UStG genannten Gegenständen (§ 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG) • Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG), darunter fallen Hausfassadenreinigungen sowie die Reinigung von Räumen und Inventar • Lieferungen von Gold ab einem bestimmten Feingehalt (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG) • Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern und Spielekonsolen sowie von integrierten Schaltkreisen vor Einbau in einen zur Lieferung auf der Einzelhandelsstufe geeigneten Gegenstand, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens 5 000 Euro beträgt (nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt, § 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG) • Lieferungen u. a. von Silber, Platin, Roheisen Kupfer usw.*, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens 5 000 Euro beträgt (nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt, § 13b Abs. 2 Nr. 11 UStG) *zu den Liefergegenständen im Einzelnen vgl. Anlage 4 zum UStG

Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft gilt hier insoweit, als dass der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist. Bei den Gebäudereinigungsleistungen muss der Unternehmer, an den die Leistung erbracht wird, selbst derartige Leistungen erbringen. Liegen die Voraussetzungen vor, kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Steuerschuld und Vorsteuerabzug fallen somit auch für solche Leistungen künftig beim Leistungsempfänger zusammen.

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen abzuziehen. Wurden über diese Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, sind die auf die Anzahlungen entfallenden Steuerbeträge abzuziehen (Abs. 7 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz UStGs). Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier oder „vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden. Gleichzeitig wurden die Regelungen für die Umsatzsteuer-Nachschau verschärft. Elektronisch gespeicherte und elektronisch übermittelte Rechnungen können im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und – soweit erforderlich – hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.

Erlaubte Übermittlungsformen

Ein Rechnungsversand ist möglich:

• durch E-Mail (Versand als schlichter E-Mail-Anhang ohne Signatur ausreichend) • als PDF oder als Textdatei (E-Mail-Anhang oder auch zum Download) • als Computer-Fax oder über Fax-Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax-Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung) • durch Datenträgeraustausch • mittels EDI-Verfahren und qualifizierter elektronischer Signatur (wie bisher weiterhin möglich)

Unverändert gilt sowohl für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass:

01 die Echtheit der Herkunft der Rechnung, 02 die Unversehrtheit ihres Inhalts und 03 ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG). Wie der/die Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllt/erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.

Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).

Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand – vor Verarbeitung oder Umwandlung – archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.

Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt (§ 27 b Abs. 2 UStG). Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden. Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden – und zwar schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG), sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als € 50.000,00 im Quartal können die zusammenfassende Meldung wie bisher quartalsweise erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden. Sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.-Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.

Arbeitgeber können dem Arbeitnehmer Fahrtkosten in Höhe der nach § 5 des Bundesreisekostengesetzes geltenden Wegstreckenentschädigungspauschalen steuerfrei erstatten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR 2023):

Pkw:

(Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro für 2022 bis 2026 anzusetzen, höchstens € 4.500,00 im Kalenderjahr.)

€ 0,30

sonstige motorbetriebene Fahrzeuge: € 0,20

Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro für 2022 bis 2026 anzusetzen, höchstens € 4.500,00 im Kalenderjahr. Ein höherer Betrag als € 4.500,00 ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt.

Die Zuschläge dürfen folgende Prozentsätze des Grundlohnes nicht übersteigen (§ 3b EStG):

• für Nachtarbeit: 25 % • für Sonntagsarbeit: 50 % • für Arbeit am 31. Dezember ab 14:00 Uhr und an den gesetzlichen Feiertagen: 125 % • für Arbeit am 24. Dezember ab 14:00 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai: 150 %

Nachtarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 20:00 Uhr bis 6:00 Uhr. Wenn die Nachtarbeit vor 0:00 Uhr aufgenommen wird, erhöht sich der Zuschlagssatz auf 40 % in der Zeit von 0:00 Uhr bis 4:00 Uhr.

Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr des jeweiligen Tages. Als Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0:00 Uhr bis 4:00 Uhr des auf den Sonntag oder Feiertag folgenden Tages.

Die gesetzlichen Feiertage werden durch die am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften bestimmt. Wird an einem Sonntag, der zugleich Feiertag ist, gearbeitet, kann ein Zuschlag nur bis zur Höhe des jeweils geltenden Feiertagszuschlages steuerfrei gezahlt werden (R 3b Abs. 4 LStR 2023). Die Sonntage an Ostern und Pfingsten zählen zu den gesetzlichen Feiertagen. Dies gilt auch dann, wenn sie in den am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften nicht ausdrücklich als Feiertage genannt werden (R 3b Abs. 3 Satz 3 LStR 2023).

Wir weisen darauf hin, dass aufgrund der gesetzlichen Regelungen durch das Entgeltfortzahlungsgesetz und das Bundesurlaubsgesetz die Zuschläge auch in Zeiten von Krankheit und Urlaub fortgezahlt werden müssen. Diese sind allerdings lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (vgl. dazu § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten) “Sachbezüge von insgesamt € 50,00 (bis 2021: € 44,00) pro Kalendermonat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Ein steuerfreier Sachbezug im Rahmen der Regelung in § 8 Absatz 2 Satz 1 i,V.m Satz 11 EStG liegt bei jeder nicht in Geld bestehenden Einnahme vor. Dazu zählen beispielsweise (vgl. H 8.1.(1-4) LStH 2023:

Zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte Gutscheine oder Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins berechtigen. Seit 2022 dürfen Warengutscheine nur in einem begrenzten regionalen Gebiet einlösbar sein. Außerdem darf der Warengutschein nur zum Bezug eines begrenzten Dienstleistungs- oder Warenspektrums berechtigen. Steuerschädlich ist, wenn der Gutschein/die Geldkarte zum Marketplace/Onlinebezug für eine beliebige Anzahl von Waren berechtigt. Seit Januar 2022 dürfen Geldkarten nicht über eine Barauszahlungsfunktion verfügen bzw. Merkmale eines generellen Zahlungsinstruments besitzen. Zweckgebundene Geldleistungen (z. B. laufende Zuwendungen bei Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio), nachträgliche Kostenerstattungen oder andere, auf einen Geldbetrag lautende Zuwendungen des Arbeitgebers sind hingegen generell keine Sachbezüge.

Ein Sachbezug liegt auch dann nicht vor, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber hat, ihm anstelle der Sache den Barlohn in Höhe des Werts des Sachbezugs auszubezahlen, selbst wenn der Arbeitgeber die Sache zuwendet oder es sich um im Inland gültige gesetzliche Zahlungsmittel oder Zahlungen in einer gängigen, frei konvertiblen und im Inland handelbaren ausländischen Währung handelt

Unter einen Sachbezug fällt auch die Überlassung sogenannter „Jobtickets“, die seit 1.1.2019 lohnsteuerfrei sind. Seit 2020 erfolgt eine Anrechnung des Sachbezugs auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers nicht mehr, wenn der Arbeitgeber das Jobticket mit 25 % pauschal versteuert. Arbeitgeber können im Einzelnen wählen zwischen einem Pauschalsteuersatz von 15 % unter Anrechnung auf die Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG) oder einem Pauschalsteuersatz von 25 % ohne Minderung der Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG). Diese Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt auch für solche Jobtickets, die nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern nach vereinbarter Gehaltsumwandlung ausgegeben werden.

In allen Fällen darf der Sachbezug in seinem Wert die Freigrenze von € 50,00 (bis 2021: € 44,00) monatlich pro Arbeitnehmer nicht übersteigen. Bei auch nur geringfügigem Übersteigen dieser Grenze wird der volle Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Hochrechnen der Monatsbeträge in Jahresbeträge ist unzulässig.

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass bis zu einem Wert von € 60,00 (R 19.6 LStR 2023). Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit. Aufmerksamkeiten können neben den steuerfreien Sachbezügen (siehe oben) gewährt werden.

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern Serviceleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie steuerfrei anbieten. Darunter fallen die Beratung und Vermittlung von Betreuungsleistungen für Kinder und pflegebedürftige Angehörige (§ 3 Nr. 34a EStG i.d.F Zollkodex-Anpassungsgesetz). Die Leistungen sind in tatsächlicher Höhe lohnsteuerfrei. Eine Höchstbetragsgrenze ist vom Gesetz nicht vorgesehen.

Zudem sind Zahlungen des Arbeitgebers bis zur Höhe von € 600,00 jährlich zur kurzfristigen Betreuung von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben (im Fall einer Behinderung beträgt die Altersgrenze 25), oder von pflegebedürftigen Angehörigen des Arbeitnehmers steuerfrei, sofern die Betreuung aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig wird.

Voraussetzung ist, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten.

Steuerfrei und von Sozialabgaben unbelastet sind Zuschüsse des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (§ 3 Nr. 33 EStG, R 3.33 LStR 2023). Den nicht schulpflichtigen Kindern stehen schulpflichtige Kinder gleich, solange sie mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt oder noch nicht eingeschult sind ( R 3.33 Abs. 3 Satz 4 LStR 2023. Hierzu zählen betriebseigene und außerbetriebliche Kindergärten, Kindertagesstätten und auch eine Unterbringung bei einer Tagesmutter, sofern diese nicht als Angestellte des Arbeitnehmers anzusehen ist, sondern als Selbstständige tätig wird. Steuerfrei sind nur Unterkunft, Betreuung und Verpflegung der Kinder. Nicht steuerfrei sind Leistungen für die Vermittlung einer Unterbringungsmöglichkeit (R 3.33 Abs. 1 Satz 3 LStR 2023). Dasselbe gilt für Zuschüsse zur Beförderung des Kindes zwischen Wohnung und Kindergarten. Soweit Arbeitgeberleistungen auch den Unterricht des Kindes umfassen, sind sie nicht steuerfrei.

Steuerfrei sind nur Arbeitgeberzuwendungen, die zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten. Ein Gehaltsverzicht des Arbeitnehmers zugunsten des Betreuungszuschusses (Barlohnumwandlung) führt nicht zu einer steuerlichen Anerkennung der Zuwendung.

Übliche Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei, wenn sie einen Betrag von € 110,00 (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Der Freibetrag gilt je Betriebsveranstaltung bis zu maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4 EStG).

Als Betriebsveranstaltungen gelten sämtliche von der Betriebsleitung, dem Betriebsrat usw. organisierte Zusammenkünfte mit der Belegschaft aus besonderem Anlass, welche den Charakter einer Gesellschaftsveranstaltung und Feier haben. Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss dabei allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen stehen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Beispiele sind u. a. Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern und Betriebsausflüge.

Auch mehrtägige Veranstaltungen sind steuerfrei, sofern der Freibetrag von € 110,00 inkl. USt. eingehalten wird.

Maßgeblich für die Berechnung des Freibetrages sind nach der BFH-Rechtsprechung (Urt. v.29.4.21 VI R 31/18) alle mit der Betriebsveranstaltung in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive der Umsatzsteuer. Nach Auffassung des BFH besteht keine Rechtsgrundlage, „bestimmte einzelne Aufwendungen des Arbeitgebers aus der Bemessungsgrundlage auszuscheiden“. Unerheblich ist, ob Aufwendungen beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen oder nicht.

Alle Aufwendungen des Arbeitgebers sind dem Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen zuzurechnen.

Überschreiten die Aufwendungen den 110-Euro-Freibetrag, ist der Mehrbetrag der Lohnsteuer zu unterwerfen. Nimmt beispielsweise der Arbeitnehmer selbst mit einer Begleitperson teil und betragen die Aufwendungen je Person incl. Umsatzsteuer € 200,00, sind € 110,00 steuerfrei und € 90,00 lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann hier alternativ die Pauschalversteuerung wählen und die Steuern übernehmen.

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von € 60,00 pro Anlass. Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit.

Als Aufmerksamkeiten gelten auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich bereitstellt, sofern deren Wert € 60,00 nicht überschreitet (R 19.6 LStR 2023).

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von € 60,00 pro Anlass. Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit.

Als Aufmerksamkeiten gelten auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich bereitstellt, sofern deren Wert € 60,00 nicht überschreitet (R 19.6 LStR 2015).

Typische Berufskleidungen sind zum Beispiel der Blaumann, Arbeitshandschuhe, der schwarze Anzug des Leichenbestatters (BFH, 30.9.1970 I R 33/69), die Dienstkleidung eines Polizisten (FG Niedersachsen, Urt. v. 12.9.2002 16 K 10551/99), Arztkittel und Arztjacke (BFH, 6.12.1990 IV 65/90), nicht aber weiße Hosen oder Schuhe oder eine einheitliche bürgerliche Kleidung für das Verkaufspersonal, auch wenn diese durch die Kleiderordnung des Arbeitgebers vorgegeben sind (FG Düsseldorf 12.12.2000 17 K 4509/95). Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer eines Speiselokals, der die Funktion eines Oberkellners ausübt, hat der BFH auch die Kombination einer schwarzen Hose in Verbindung mit einer weißen Kellnerjacke als typische Berufskleidung angesehen (BFH, Urteil vom 4.12.1987, VI R 20/85).

In einem neueren Urteil lehnte der BFH Aufwendungen für bürgerliche Kleidung als Berufskleidung generell ab. Kosten für bürgerliche Kleidung zählen zu den unverzichtbaren Aufwendungen der Lebensführung (BFH, Urt. v. 16.3.2022 VIII R 33/18; veröffentlicht am 23.6.2022). Businesskleidung wie Anzüge, Hemden und Schuhe zählen nicht zur Berufskleidung (Finanzgericht Hamburg, Urt. v. 26.3.2014- 6 K 231/12). Ebenso wenig als Werbungskosten abziehbar sind Aufwendungen eines Croupiers für einen schwarzen Anzug (FG Baden-Württemberg v. 31.1.2006- 4 K 448/01).

Die Reinigung von typischer Berufskleidung zählt nicht zu den steuerlich absetzbaren Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (R 3.31 LStR 2023).

Eine Weiterbildung bzw. Fortbildung liegt vor, wenn sie zur Erweiterung und Vertiefung berufsbezogener Kenntnisse erfolgt. Werden diese Bildungsmaßnahmen vom Arbeitgeber veranlasst und die Kosten von ihm getragen (für Rechnung des Arbeitgebers), so können diese steuerfrei ausbezahlt werden. Voraussetzung ist, dass die Bildungsmaßnahmen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. Aufwendungen sind zum Beispiel Lehrgangsgebühren, Prüfungsgebühren, Kosten für Fachbücher und -zeitschriften, Schreibmaterial, Teilnahme- und Tagungsgebühren, Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Kosten der Unterkunft.

Mit Belegschafts- oder Personalrabatten werden Arbeitnehmern kostenlose oder ver­billigte Waren bzw. Dienstleistungen überlassen. Der erzielte Preisvorteil durch Per­so­nal­rabatt ist bis zu einem Freibetrag von € 1.080,00 pro Kalenderjahr steuerfrei. Bemessungsgrundlage für die Sachbezüge bildet der um vier Prozent geminderte Endpreis (einschließlich der Umsatzsteuer), zu dem der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung fremden Letztverbrauchern anbietet. Der Preisvorteil errechnet sich aus der Differenz dieses verminderten Endpreises zum vom Arbeitnehmer tatsächlich entrichteten Preis.

Rabatte, die der Arbeitgeber nicht nur seinen Arbeitnehmern, sondern auch fremden Dritten üblicherweise einräumt, begründen bei Arbeitnehmern keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 26.7.2012 VI R 27/11). Letzteres gilt insbesondere auch für Rabatte von Werksangehörigen aus der Automobilbranche: Als Bemessungsgrundlage für den Endpreis i.S. des Gesetzes nicht geeignet sind unverbindliche Preisempfehlungen eines Automobilherstellers (BFH, Urteil vom 17.6.2009 – VI R 18/07). Unverbindliche Preisempfehlungen entsprechen im Regelfall nicht dem tatsächlichen Angebotspreis im allgemeinen Geschäftsverkehr. Denn auf unverbindliche Preisempfehlungen werden im Regelfall Preisnachlässe gewährt.

Das BMF hat hierzu in einem Schreiben die rückwirkend ab 1. Januar 2009 gültigen Bewertungsregeln für Personalrabatte veröffentlicht, die Automobilhersteller oder -händler ihren Arbeitnehmern beim Kfz-Kauf gewähren (BMF, Schreiben vom 18.12.2009 - IV C 5 - S 2334/09/10006 - 2009/0830813).

Das BMF hat dabei bei der Ermittlung des tatsächlichen Angebotspreises einzelne Faktoren den veränderten Marktbedingungen angepasst und u. a. bestimmt, dass Endpreis i. S. v. § 8 Abs. 3 EStG der Preis ist, der sich ergibt, wenn 80 % des Preisnachlasses, der durchschnittlich beim Verkauf an fremde Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr tatsächlich gewährt wird, von dem empfohlenen Preis abgezogen wird.

• Kosten für einen beruflich veranlassten Umzug können vom Arbeitgeber im Rahmen der Höchstbeträge nach dem Bundesumzugskostengesetz bzw. der Auslandsumzugskostenverordnung steuerfrei erstattet werden.

• Zu unterscheiden ist zwischen:

• Umzugskosten für die Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort in die Wohnung außerhalb des Beschäftigungsorts. Diese können nicht steuerlich geltend gemacht werden (Kosten der privaten Lebensführung).

• Umzugskosten für die Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort in eine andere, ausschließlich aus beruflichen Gründen genutzte Wohnung am Beschäftigungsort. Diese sind als Werbungskosten abzugsfähig (R 9.11 Abs. 9 Satz 5 LStR 2023).

• Umzugskosten nach Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort durch endgültige Aufgabe der Zweitwohnung am Beschäftigungsort: Diese können insoweit als Werbungskosten geltend gemacht werden, als dass die Auflösung ausschließlich beruflich veranlasst ist (R 9.11 Abs. 9 Satz 4 LStR 2023).

• Im Fall eines möglichen Werbungskostenabzugs sind die Kosten im Einzelnen nachzuweisen. Ein Ansatz von Pauschalen kommt nicht in Betracht (R 9.11 Abs. 9 Satz 2 LStR 2023).

• In allen sonstigen Fällen (z. B. infolge des Eintritts in den Ruhestand) sind Umzugskosten Kosten der privaten Lebensführung.

Unterstützungsleistungen von privaten Arbeitgebern an einzelne Arbeitnehmer bei Krankheits- und Notfällen können bis zu € 600,00 je Kalenderjahr steuerfrei erfolgen. Ein € 600,00 übersteigender Betrag ist auch dann steuerfrei, wenn er anlässlich eines besonderen Notfalls gewährt wird. Bei der Beurteilung, ob ein solcher Notfall vorliegt, sind stets die Einkommensverhältnisse und der Familienstand des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Arbeitslosigkeit stellt keinen besonderen Notfall dar (R 3.11 LStR 2023).

Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn (zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten) können Arbeitgeber bis zu € 600,00 je Arbeitnehmer und Jahr für Gesundheitsfördermaßnahmen i.S. von § 20a Abs. 1 i. V. mit § 20 Abs. 1 Satz 3 SGB V steuerfrei aufwenden (§ 3 Nr. 34 EStG). Förderungsfähige Gesundheitsmaßnahmen sind jene, die im Leitfaden Prävention der Spitzenverbände der Krankenkassen enthalten sind, u. a. Kurse zur gesunden Ernährung, Rückengymnastik, Suchtprävention, Stressbewältigung. Dazu gehören auch Massagen, wenn sie in den betrieblichen Räumen ausgeführt werden. Nicht steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers für Beiträge zu Sportvereinen oder Fitnessstudios. Steuerfrei sind auch Barleistungen an den Arbeitnehmer. Voraussetzung ist jeweils, dass die Leistungen vom Arbeitgeber zusätzlich erbracht werden und keine Arbeitsentgeltwandlung darstellen.

Für Erholungsbeihilfen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer in einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, wenn diese € 156,00 für den Arbeitnehmer, € 104,00 für dessen Ehegatten und € 52,00 für dessen Kind je Kalenderjahr nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG). Die Sicherstellung der Verwendung von Erholungsbeihilfen setzt voraus, dass der Arbeitgeber über die Verwendung der Mittel Kenntnis hat (BFH vom 19.9.2012 - VI R 55/11). Pauschal besteuerte Erholungsbeihilfen gelten nicht als Arbeitsentgelt i.S.d. Sozialversicherungsrechts, sind also sozialversicherungsfrei. Zur Dokumentation sind Belege zu den Lohnunterlagen zu nehmen.

Anmerkung: zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn werden Leistungen des Arbeitgebers erbracht, wenn:

1. die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,

2. der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird,

3. die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und

4. bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird (§ 8 Abs. 4 EStG)

Umsatzsteuer (USt-)Voranmeldungen

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen grundsätzlich bis zum 10. des dem Anmeldungszeitraum folgenden Monats abgegeben werden. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, ist der nächste Werktag der Fälligkeitstag.

Hat der Unternehmer beim zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung gestellt, verlängert sich die Frist zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlung um jeweils einen Monat.

Bei Unternehmern, die zur monatlichen Abgabe von Voranmeldungen verpflichtet sind, wird dem Antrag auf Dauerfristverlängerung nur stattgegeben, wenn sie jedes Jahr bis zum 10.2. eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der gesamten Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres anmelden und entrichten. Die Sondervorauszahlung wird i.d.R. bei der Umsatzsteuervorauszahlung für den Dezember angerechnet.

Zusammenfassende Meldungen sind monatlich abzugeben und bis zum 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Meldezeitraumes (Kalendermonats) zu erstatten (§ 18a Abs. 1 UStG). Unternehmer mit meldepflichtigen Umsätzen von nicht mehr als € 50.000,00 können die Meldungen bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften. Zusammenfassende Meldungen sind zwingend mit Authentifizierung zu übermitteln. Es ist keine Dauerfristverlängerung möglich.

Ob ein Kfz dem Privat- oder Betriebsvermögen zugerechnet wird, hängt vom Ausmaß der betrieblichen Nutzung ab. Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, so zählt es zum Betriebsvermögen. Bei einer betrieblichen Nutzung von bis zu 50 % und zu mindestens 10 % privat, kann das Kfz dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zugerechnet werden (gewillkürtes Betriebsvermögen). Bei einer Privatnutzung von mehr als 90 % ist es zwingend dem Privatvermögen zuzurechnen.

Der Steuerpflichtige muss selbst darlegen und glaubhaft machen, in welchem Ausmaß er das Kfz betrieblich nutzt. Die Finanzverwaltung akzeptiert diesen Nachweis grundsätzlich in jeder geeigneten Form. Zulässig sind u. a. Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen und andere Abrechnungsunterlagen. Kann der Steuerpflichtige keine solchen Unterlagen vorlegen, kann der Nachweis auch anhand formloser Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (i.d.R. 3 Monate) erbracht werden (BMF-Schreiben vom 7.7.2006 IV B 2 -S 2177 - 44/06 BStBl 2006 I S. 446).

Ergibt sich aber bereits aus der Art und dem Umfang der Tätigkeit des Steuerpflichtigen, dass das Kfz zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, ist kein Nachweis der betrieblichen Nutzung ist notwendig. Das ist z. B. bei typischer Reisetätigkeit oder Ausübung einer räumlich ausgedehnten Tätigkeit (etwa bei Taxiunternehmern, Handelsvertretern, Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Landtierärzten) der Fall.

Wurde der betriebliche Nutzungsumfang des Kfz einmal dargelegt, gilt dieser Nachweis auch für folgende Veranlagungszeiträume, soweit sich keine wesentlichen Veränderungen in der Art und dem Umfang der Tätigkeit oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ergeben.

Grundsätzlich ist dem Unternehmer nicht vorgeschrieben, welches Kraftfahrzeug er sich für seine berufliche Tätigkeit anschafft. Eine Angemessenheitsprüfung gibt es nach deutschem Einkommensteuerrecht nicht. Jedoch kann die Finanzverwaltung bei extrem teuren Luxusautos eine Angemessenheitsprüfung gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG vornehmen. Danach dürfen solche Ausgaben den steuerlichen Gewinn nicht mindern, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.

In zwei beispielhaften Verfahren hat das FG Hamburg den Vorsteuerabzug für die Anschaffung von Luxusfahrzeugen abgelehnt (FG Hamburg, Urteil v. 11.10.2018 - 2 K 116/18 sowie v. 27.09.2018 - 3 K 96/17, jeweils rkr.). Im ersten Fall (2 K 116/18) ging es um den Vorsteuerabzug für die Anschaffung eines Lamborghini Aventador (Bruttokaufpreis € 298.475,00) durch ein Reinigungsunternehmen. Im zweiten Fall (3 K 96/17) ging es um die Vorsteuer für einen Ferrari California (Bruttokaufpreis € 182.900,00).

Das Kilometergeld oder die tatsächlichen Kosten können dann verrechnet werden, wenn sich das Auto im Privatvermögen befindet. Wird das Auto dem Betriebsvermögen zugerechnet, können nur die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden.

Die Anwendung der 1-%-Pauschalmethode ist nur zulässig, wenn das Kfz zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Bei der Berechnung des betrieblich genutzten Anteils sind Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten dem betrieblichen Teil zuzurechnen (vgl. BMF-Schreiben vom 7.7.2006 IV B 2 -S 2177 - 44/06 BStBl 2006 I S. 446).

- Ist die Anwendung der 1-%-Methode mangels einer überwiegend betrieblichen Nutzung nicht zulässig, ist der private Nutzungsanteil anhand der darauf entfallenden Kosten anzusetzen. Zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils muss in diesem Fall ein Fahrtenbuch geführt werden. Die gesamten angemessenen Kraftfahrzeugaufwendungen sind dann Betriebsausgaben und der private Nutzungsanteil ist als Entnahme gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG zu erfassen. Die Entnahme ist mit dem auf die nicht betrieblichen Fahrten entfallenden Anteil an den Gesamtaufwendungen für das Kfz zu bewerten (BMF-Schreiben vom 7.7.2006 IV B 2 -S 2177 - 44/06 BStBl 2006 I S. 446)

Die Überlassung eines Kfz auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Steuerpflichtigen (Arbeitgeber) stets eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar, so dass die 1-%-Pauschale in jedem Fall angewendet werden kann.

Wird ein Kfz dem Betriebsvermögen zugerechnet, so sind als Aufwendungen für den Betrieb des Kfz neben den laufenden Betriebskosten (Benzin, Reparaturen, Versicherung) auch die Absetzung für Abnutzung (AfA) anzusetzen.

Für ein Kfz, das sich im Privatvermögen des Steuerpflichtigen befindet, braucht bei der Einkommensteuer kein Privatanteil angesetzt werden. Aufwendungen für die betrieblich veranlassten Fahrten können steuerlich wie folgt geltend gemacht werden:

- Pauschalsatz von € 0,30 je gefahrenem Kilometer

- Individueller Kilometersatz nach der Fahrtenbuchmethode. Dieser errechnet sich durch Division der tatsächlichen Kosten durch die Gesamtfahrleistung. Der individuelle Kilometersatz ist für jeden aus betrieblichen Gründen zurückgelegten Kilometer anzusetzen, für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb setzt der Arbeitnehmer die Entfernungspauschale an. Beim Unternehmer gilt die Fahrt als betriebliche Fahrt.

Wird der Kilometer-Pauschalsatz von € 0,30 abgesetzt, sind damit sämtliche Aufwendungen (auch Maut- und Parkgebühren) abgegolten. Nur etwaige außergewöhnliche Kosten (nicht voraussehbare Reparaturen, Unfallschäden) können gegebenenfalls zusätzlich zum Kilometergeld geltend gemacht werden (H 9.5 LStH 2023).

Der Nachweis der Fahrtkosten kann mittels eines Fahrtenbuches bzw. durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen, erbracht werden. Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen das Datum der betrieblichen Fahrt, Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Reiseziel (Firmenadresse, Adresse Geschäftspartner) sowie Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt – insbesondere die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner – und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein. Anhand der Aufteilung auf betriebliche und private Fahrten wird bei Geltendmachung der tatsächlichen Kosten ein Privatanteil ausgewiesen. Wird kein Fahrtenbuch geführt, kann der private Nutzungsanteil alternativ durch die sogenannte 1-%-Pauschalmethode versteuert werden. Dies gilt, wenn das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Die Bemessungsgrundlage für die private Nutzung beträgt -abhängig von der Antriebsart- entweder ein Prozent des auf volle € 100,00 abgerundeten vollen Bruttolistenpreises oder ein Prozent des hälftigen Bruttolistenpreises bzw. ein Prozent aus dem Viertel des Bruttolistenpreises des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.

Je nach Fahrzeugtyp errechnet sich der steuerpflichtige private Nutzungsanteil nach der Pauschalmethode („1-%-Methode“) wie folgt:

Die Bemessungsgrundlage für die private Nutzung beträgt 1 % des auf volle € 100,00 abgerundeten Bruttolistenpreises des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.

Beispiel:

Bruttolistenpreis des Kfz inkl. Sonderausstattung: € 50.000,00

€ 50.000,00 x 1 % x 12 Monate = € 6.000,00

Für die private Nutzung des Kfz sind € 6.000,00 zu versteuern.

Nutzen Steuerpflichtige ein Hybridfahrzeug als Dienstwagen, müssen lediglich 1 % aus der Hälfte (effektiv 0,5 %) des inländischen Bruttolistenpreises als privater Nutzungsvorteil versteuert werden.

Einhergehend mit der zeitlichen Verlängerung wurden die Steuerprivilegien für von außen aufladbare Hybridelektrofahrzeuge an folgende Voraussetzungen geknüpft:

- Das Fahrzeug darf eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm je gefahrenem Kilometer haben oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine beträgt mindestens 40 Kilometer (vgl. auch § 3 Abs. 2 Nr. 1 oder 2 des Elektromobilitätsgesetzes)

- Vom 1.1.2022 bis 31.12.2024 gelten als Grenzwerte eine Mindestreichweite 60 km oder ein maximaler Kohlendioxidausstoß von 50 g/km. (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG)

- Vom 1.1.2025 bis 31.12.2030 gelten als Grenzwerte eine Mindestreichweite 80 km oder ein maximaler Kohlendioxidausstoß von 50 g/km (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 4 EStG)

Bruttolistenpreis des Hybrid-Kfz inkl. Sonderausstattung: € 50.000,00

€ 50.000,00 x 0,5 % x 12 Monate = € 3.000,00

Für die private Nutzung des Kfz sind € 3.000,00 zu versteuern

Nutzen Steuerpflichtige reine Elektrofahrzeuge ohne Kohlendioxidemission, müssen ab 2020 lediglich 1 % eines Viertels (effektiv 0,25 %) des inländischen Bruttolistenpreises als privater Nutzungsvorteil versteuert werden. Voraussetzung ist, dass der Bruttolistenpreis € 60.000,00 nicht übersteigt (der Bruttolistenpreis wurde von € 40.000,00 auf € 60.000,00 angehoben durch das zweite Corona-Steuerhilfegesetz [BGBl 2020 I S. 1512], siehe § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 Nummer 3 und Satz 3 Nummer 3 EStG).

Bruttolistenpreis des Elektro-Kfz inkl. Sonderausstattung: € 60.000,00

¼ des Bruttolistenpreises beträgt: € 15.000,00

Für die Privatfahren versteuert der Arbeitnehmer 1 % aus € 15.000,00 = € 150,00 pro Monat

Für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte versteuert der Arbeitnehmer bei 25 km Entfernung:

0,03 % von € 15.000,00 x 25 km = € 112,50 pro Monat

Insgesamt versteuert der Arbeitnehmer (150,00 + 112,50) = € 262,50 pro Monat

Der zu versteuernde Privatanteil kann wahlweise anhand eines Fahrtenbuches (zum Fahrtenbuch siehe oben) oder wahlweise mit der sogenannten Pauschalmethode (1-%-Methode) festgestellt werden. Bei Anwendung der 1-%-Methode sind für Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte bei Verwendung eines Fahrzeugs mit Verbrennungsmotor 0,03 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs je Entfernungskilometer pro Monat als steuerpflichtige Einkünfte anzusetzen. Falls das Fahrzeug auch für Familienheimfahrten genutzt wird, müssen zusätzlich 0,002 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs (je Entfernungskilometer für jede Fahrt vom Ort des eigenen Hausstands und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte) angesetzt werden.

Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs oder Elektrofahrzeugs als Firmenwagen

Bei Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage für die Nutzungspauschalen nur zur Hälfte anzusetzen (hälftiger Bruttolistenpreis § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG); bei Nutzung eines reinen Elektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage nur zu einem Viertel anzusetzen, sofern der Bruttolistenpreis nicht mehr als €60.000 beträgt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG). Es ergeben sich hieraus folgende Nutzungspauschalen vom Bruttolistenpreis:

Fahrzeuge Prozentsatz (Bruttolistenpreis)

Hybridfahrzeug monatliche Pauschale 0,015 %

Elektrofahrzeug monatliche Pauschale 0,0075 %

Hybridfahrzeug tagweise Berechnung 0,001 %

Elektrofahrzeug tagweise Berechnung 0,0005 %

Hinweis: Die genannte Pauschale für Familienheimfahrten gilt nicht, wenn für diese Fahrt ein Abzug von Werbungskosten in Betracht käme. (§ 8 Abs. 2 Satz 5 zweiter Halbsatz EStG)

Reisekosten sind

- Fahrtkosten - Verpflegungsmehraufwendungen - Übernachtungskosten - Reisenebenkosten

Reisekosten, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufwendet, können vom Arbeitgeber in bestimmten Grenzen steuerfrei erstattet werden. Nicht vom Arbeitgeber erstattete Reisekostenaufwendungen stellen Werbungskosten dar.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts wurde der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte gesetzlich definiert (§ 9 Abs. 4 EStG). Der Gesetzgeber trug dabei der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (v. 9.6.2011 BStBl 2012 II S. 34ff.) Rechnung, wonach ein Arbeitnehmer nicht mehr als eine erste Tätigkeitsstätte haben kann.

Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Als ortsfeste betriebliche Einrichtung kommen im Regelfall die Räume des Betriebs in Betracht. Erste Tätigkeitsstätte kann aber auch eine Filiale, eine Niederlassung oder ein „verbundenes Unternehmen“ sein, sofern es sich hier um ortsfeste Einrichtungen handelt. Selbst der Sitz eines Kunden kann für den Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Kunden dauerhaft zugeordnet ist.

Maßgeblich ist die arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber. Dauerhaft heißt, dass die Zuordnung unbefristet bzw. für die Dauer des Dienstverhältnisses bzw. mindestens über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus erfolgt ist (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Fehlt es an einer arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Zuordnung durch den Arbeitgeber, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige betriebliche Einrichtung,

- an der der Arbeitnehmer typischerweise tätig werden soll

- oder an der er mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage verbringt (§ 9 Abs. 4 Satz 4 Nr. 2 EStG).

Diese quantitativen Prüfkriterien sind immer erst dann heranzuziehen, wenn es an einer arbeitsrechtlichen Zuordnung fehlt. Das neue steuerliche Reisekostenrecht geht damit von einer vorrangigen arbeitsrechtlichen Zuordnung aus. Diese gilt auch, wenn der Arbeitnehmer dort nur einen geringen Teil seiner Arbeitszeit verbringt.

Ein Außendienstmitarbeiter ist jeweils nur montags und freitags für je einen halben Arbeitstag im Büro seiner Firma. Der Arbeitgeber legt arbeitsvertraglich den Betriebssitz als erste Tätigkeitsstätte fest. Die Fahrten von der Wohnung des Außendienstmitarbeiters zum Betriebssitz können lediglich mit einer Entfernungspauschale (€ 0,30 je Entfernungskilometer bis zu einer Entfernung von 20 km, für jeden weiteren Entfernungskilometer € 0,38) als Werbungskosten angesetzt werden. Die übrigen Fahrtkosten des Außendienstmitarbeiters (Kundenbesuche) gelten als Aufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit. Sie können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden. Aus Vereinfachungsgründen können auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden.

Aus der gesetzlichen Definition der ersten Tätigkeitsstätte und dem Umstand, dass jeder Arbeitnehmer nur eine Tätigkeitsstätte haben kann, ergibt sich im Umkehrschluss auch das Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Eine solche liegt danach immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und auch außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Berufliche Auswärtstätigkeiten führen regelmäßig zum Reisekostenabzug.

Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sucht er aber nach entsprechenden Weisungen/Vereinbarungen typischerweise arbeitstäglich dasselbe Tätigkeitsgebiet auf, gelten für die arbeitstäglichen Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar.

An der ersten Tätigkeitsstätte orientiert sich der Abzug von Reisekosten (Entfernungs-/Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung). Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, gelten sämtliche Aufwendungen als Reisekosten. Sind die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte erfüllt, ist anstelle der Geltendmachung von Reisekosten nur der Ansatz der Entfernungspauschale möglich.

Die Entfernungspauschalen betragen bei Nutzung des Privatwagens (§ 9 Abs.1 Nr. 4 EStG)

Entfernungskilometer Veranlagungszeitraum Betrag €

1-20 2021 sowie Vor- und Folgejahre 0,30

21. km und jeder weitere Entfernungskilometer 2022-2026 0,38

Die Aufwendungen sind grundsätzlich auf € 4.500,00 im Jahr begrenzt, nutzt der Arbeitnehmer jedoch seinen eigenen oder ihm zum Nutzung überlassenen PKW, kann auch ein höherer Betrag geltend gemacht werden.

Bei Nutzung eines Firmenwagens mit Verbrennungsmotor müssen bei Anwendung der 1-%-Methode als Monatspauschale 0,03 % des Bruttolistenpreises oder bei tageweiser Berechnung für jeden Tag 0,002 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden. Ein Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers zur ersten Tätigkeitsstätte stellt lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn dar (Ausschluss des steuerfreien Arbeitgeberersatzes § 3 Nrn. 13 und 16 EStG).

Bei Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage für die Nutzungspauschalen nur zur Hälfte anzusetzen (hälftiger Bruttolistenpreis § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG); bei Nutzung eines reinen Elektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage nur zu einem Viertel anzusetzen, sofern der Bruttolistenpreis nicht mehr als €60.000 beträgt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG). Es ergeben sich hieraus folgende Nutzungspauschalen vom Bruttolistenpreis:

Fahrzeug Prozentsatz (Bruttolistenpreis)

Hybridfahrzeug monatliche Pauschale 0,015 %

Elektrofahrzeug monatliche Pauschale 0,0075 %

Hybridfahrzeug tagweise Berechnung 0,001 %

Elektrofahrzeug tagweise Berechnung 0,0005 %

Verpflegungspauschalen können nicht verrechnet werden und Unterkunftskosten können nur im Rahmen der steuerlichen Regelungen für die doppelte Haushaltsführung (steuerlich kann nur der Ansatz der Entfernungspauschale erfolgen) geltend gemacht werden.

Als erste Tätigkeitsstätte kann auch ein dauerhaft festgelegter Ort gelten. Fahrten von der Wohnung zu einem dauerhaft festgelegten Ort (Fahrzeugdepot, Sammelstelle für den betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fahrkartenverkaufsstellen usw.) gelten als Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Steuerlich kann nur der Ansatz der Entfernungspauschale erfolgen.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Diese Fallgruppe dient lediglich der Klarstellung, dass auch bei Arbeitnehmern, die keine Tätigkeitsstätte haben, eine lohnsteuerlich begünstigte Auswärtstätigkeit vorliegt. Dieser Gruppe kommt daher keine eigenständige lohnsteuerliche Bedeutung mehr zu.

Ein Homeoffice stellt keine betriebliche Einrichtung dar und gilt infolgedessen nicht als erste Tätigkeitsstätte. Fahrzeuge, wie z. B. das Fahrzeug eines Berufskraftfahrers oder der Zug eines Lokführers usw., gelten nicht als ortsfeste Einrichtung und damit ebenfalls nicht als erste Tätigkeitsstätte.

Ist der Arbeitnehmer nur an ständig wechselnden Einsatzorten oder auf einem Fahrzeug tätig, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor (zur beruflichen Auswärtstätigkeit siehe oben).

Hierbei handelt es sich um Fahrten, die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst sind und die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stattfinden. Als Reisekosten können folgende Fahrtkosten angesetzt werden (vgl. H 9.5 LStH 2023):

- Fahrten von der Wohnung/erster Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte - Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes im Rahmen desselben Tätigkeitsgebiets, im Rahmen desselben Arbeitsverhältnisses. - Fahrten von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte oder in ihrem Einzugsbereich zur auswärtigen Tätigkeitsstätte - Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück - Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zum ständig wechselnden Standort, Fahrzeugdepot oder zur Einsatzstelle und von der auswärtigen Unterkunft zur ersten Tätigkeitsstätte

Nicht als Reisekosten zählen hingegen:

- Fahrten von der Wohnung zu einem bestimmten Sammelpunkt - Fahrten von der Wohnung zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet

Nur Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar. Für Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet gelten die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG).

Die Fahrtkosten, die durch die Reisetätigkeit veranlasst sind, können in der tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Dabei werden sowohl die durch die Benutzung eines eigenen Fahrzeuges entstandenen Kosten berücksichtigt als auch Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Taxi, Flugzeug etc.).

Wird ein eigenes Kfz benutzt, kann die Höhe der Aufwendungen auf zwei Arten ermittelt werden:

- Anteilige Gesamtkosten Es sind grundsätzlich die auf die Dienstreisen entfallenden anteiligen Gesamtkosten zu ermitteln.

Es kann aber auch vereinfacht auf Basis der Gesamtkosten und Gesamtkilometer eines 12-Monats-Zeitraums ein Kilometer-Satz ermittelt werden. Dieser kann so lange beibehalten werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Eine Änderung der Verhältnisse kann sich beispielsweise durch Ablauf des Abschreibungszeitraums ergeben, wobei dieser grundsätzlich mit sechs Jahren anzusetzen ist.

- Pauschbeträge Statt der tatsächlichen Kfz-Kosten kann ein Pauschbetrag von € 0,30 je gefahrenem Kilometer angesetzt werden.

Bei Erstattung durch den Arbeitgeber sind Beleg- und Nachweispflichten zu beachten.

Der Höhe nach ist der steuerlich zu berücksichtigende Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten für steuerliche Zwecke berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Nach§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1-3 EStG gelten für Inlandsreisen folgende Verpflegungspauschalen:

- bei eintägigen Auswärtstätigkeiten und einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden: € 14,00.

- bei mehrtätiger Auswärtstätigkeit:

- am An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit): je € 14,00

- Zwischentag (24 Stunden Abwesenheit): € 28,00

Beispiel:

Reise von Montag 8:00 Uhr bis Mittwoch 12:00 Uhr:

Montag € 14,00

Dienstag € 28,00

Mittwoch € 14,00

Insgesamt € 56,00

An- und Abreisetage sind per gesetzlicher Definition jene Tage, in denen der Reisende unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise „außerhalb seiner Wohnung übernachtet“ (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Unerheblich ist, wie viele Stunden der Mitarbeiter an den An- und Abreisetagen tatsächlich abwesend ist; die Verpflegungspauschale gilt auf jeden Fall.

Die jeweils für das betreffende Steuerjahr geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandstätigkeiten sind länderspezifisch und werden vom Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich neu festgelegt. Die Verpflegungsmehraufwendungen für 2023 können dem BMF-Schreiben vom 23.11.2022 IV C 5 - S 2353/19/10010 :004 entnommen werden.

Die maßgeblichen Verpflegungspauschalen sind zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzungen betragen

für Frühstück um 20 %,

für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %,

der jeweils maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag.

Inlandsreise über drei Tage:

An- und Abreisetag: je € 14,00 € 28,00

Abwesenheitstag 24 Std. € 28,00

Kürzung 2 x Frühstück = 2 x € 5,60 € 11,20

Kürzung 2 x Abendessen = 2 x € 11,20 € 22,40

Verbleibende Werbungskosten € 22,40

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer längeren beruflichen Auswärtstätigkeit beschränkt. Die Frist beginnt nach einer zeitlichen Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu. Unbedeutend ist der Anlass der Unterbrechung. So kann beispielsweise auch durch eine gezielte Urlaubsplanung der erneute Ansatz von Verpflegungspauschalen erreicht werden.

Unentgeltliche Arbeitnehmerbewirtung durch den Arbeitgeber

Übliche Mahlzeiten sind mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen. Ist die Mahlzeit eine „übliche Mahlzeit“, das trifft zu, wenn der Preis € 60,00 (inklusive Mehrwertsteuer und Getränke) nicht übersteigt, kommt es beim Arbeitnehmer nicht zur Hinzurechnung eines geldwerten Vorteils, wenn der Arbeitnehmer dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Die steuerliche Erfassung üblicher Mahlzeiten als Arbeitslohn ist dann ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale geltend machen kann, weil er

innerhalb der Dreimonatsfrist mehr als acht Stunden außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist oder

wenn eine mehrtägige Auswärtstätigkeit vorliegt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Bereitstellung von üblichen Mahlzeiten als Arbeitslohn zu erfassen.

Hinweis:

Kann auf Grund der Neuregelung eine Besteuerung der üblichen Mahlzeit unterbleiben, ist auf der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe „M“ zu bescheinigen. Dies dient dazu, dass das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Steuerveranlagung erkennen kann.

Als Belohnungsessen gelten alle Mahlzeiten, die keine üblichen sind, also deren Preis € 60,00 (inklusive Mehrwertsteuer und Getränke) übersteigt.

Belohnungsessen sind nach den allgemeinen Regeln zu bewerten und zu besteuern (§ 8 Abs 2 EStG). Die Steuer errechnet sich aus den für Sachbezüge üblichen Bemessungsgrundlagen (den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort) und unter Berücksichtigung der Steuerklasse des Arbeitnehmers.

Arbeitsessen sind steuerfrei, da diese nicht als geldwerter Vorteil/Arbeitslohn anzusehen sind. Es bleibt insoweit beim überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers.

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber übliche Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit, und wird auf die Versteuerung der Mahlzeit nach den o. g. Sachbezugswerten verzichtet, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen. Bemessungsgrundlage ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit (€ 28,00; vgl. Beispiel unten zu den Übernachtungskosten, Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen um Frühstück, Mittag- und Abendessen).

Die Kürzungsregelung gilt auch bei Geschäfts- oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Bei Belohnungsessen erfolgt keine Kürzung (denn diese sind mit dem vollen geldwerten Vorteil der Besteuerung zu unterwerfen). Die Kürzungsregelung gilt auch, wenn Reisekostenvergütungen einbehalten oder gekürzt oder vom Arbeitgeber pauschal besteuert werden. Zahlt der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit, erfolgt insoweit keine Kürzung.

Für 2023 betragen die amtlichen Sachbezugswerte:

a) für ein Mittag- oder Abendessen: € 3,80

b) für ein Frühstück: € 2,00

Die obigen Sätze gelten nicht für sogenannte Belohnungsessen (Mahlzeiten einschließlich der Getränke zum Preis von mehr als € 60,00).

Der steuerliche Abzug der Auslandstagegelder wurde zuletzt mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts neu geregelt. Für Dienstreisen ins Ausland werden die Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz zugrunde gelegt. Die für 2023 geltenden Pauschbeträge sind bekannt gemacht im BMF-Schreiben vom 23.11.2022 IV C 5 - S 2353/19/10010 :004.

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, „ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird“ (R 9.6 Abs. 3 Satz 3 LStR 2023). Im Übrigen ist beim Ansatz des Auslandstagegeldes Folgendes zu beachten (R 9.6 Abs. 3 LStR 2023):

- Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.

- Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgeblich. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gelten die für den Hafenort maßgeblichen Tagegelder.

Notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte können als Werbungskosten geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor (vgl. R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023).

Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Auf die Angemessenheit der Unterkunft selbst kommt es nicht an (z. B. 5-Sterne-Hotel). Sind die Aufwendungen dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden (berufliche Veranlassung), können sie auch geschätzt werden (LStR H 9.7 2023). Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Inland einen Pauschbetrag von € 20,00 steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug. Wie bisher ist der Werbungskostenabzug des Pauschbetrags nicht zulässig.

Wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (7 % Mehrwertsteuer) und Verpflegung (19 %) im Inland, wird der Frühstückspreis in der Regel extra ausgewiesen. Dann gilt dieser Betrag. Weist das Hotel neben der Übernachtungsleistung einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen aus, ist der Gesamtbetrag für Nebenleistungen wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 % von € 28,00 (Inland = € 5,60),

2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % von € 28,00 (Inland = jeweils € 11,20) Bemessungsgrundlage für den Kürzungsbetrag ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit = € 28,00.

Wichtiger Hinweis: In vielen Fällen wird dem Mitarbeiter zu den Frühstückskosten häufig eine Zuzahlung, im Regelfall in Höhe von € 5,60, abverlangt. Die Frühstücksgestellung erfolgt in diesem Fall als entgeltliche sonstige Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer mit der Konsequenz der umsatzsteuerlichen Belastung (BMF-Schreiben vom 5.3.2010 BStBl 2010 I S. 259 sowie Verfügung der Oberfinanzdirektion Rheinland vom 17.2.2011). Soll eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung vermieden werden, darf der Arbeitgeber nur den nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung geltenden Wert für ein Frühstück von € 2,00 einbehalten (Wert für das Kalenderjahr 2023). Für die Frühstücksgestellung erfolgt in diesem Fall eine Umsatzbesteuerung (vgl. Abschnitt 1.8 Abs. 13 des Umsatzsteueranwendungserlasses). Eine Zurechnung der Frühstücksgestellung als geldwerter Vorteil zum Arbeitslohn entfällt ebenfalls. Trägt der Arbeitgeber alle dem Mitarbeiter während der Auswärtstätigkeit entstandenen Kosten (Übernachtung, Verpflegung), liegt umsatzsteuerlich keine unentgeltliche Wertabgabe an den Arbeitnehmer vor. Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug aus der Hotelrechnung vollumfänglich geltend machen und die Spesen als Betriebsausgabe verbuchen.

Für Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Ausland einen länderspezifischen Pauschbetrag steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.

Aufwendungen die zusätzlich anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, können nicht berücksichtigt werden. Abzugsfähig sind nur diejenigen Aufwendungen, die zusätzlich bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. (BMF v. 30.9.2013 a.a.O. Rz. 110 und Beispiel 50).

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

für Frühstück um 20 %,

für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Beispiel:

Auslandsreise nach Dänemark: Die Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen) beläuft sich auf einen Gesamtpreis von € 100,00. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen für Dänemark beträgt für 2023 bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden € 75,00. Die maßgeblichen Übernachtungskosten betragen:

Gesamtpreis: € 100,00

Abzüglich € 15,00 (für Frühstück: 20 % von € 75,00)

Abzüglich € 30,00 (für Mittagessen: 40 % von € 75,00)

Abzüglich € 30,00 (für Abendessen: 40 % von € 75,00)

ergibt € 25,00.

Diese können sein:

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Taxis am Reiseort, Unfallkosten auf der Reise, Straßenbenutzungskosten wie Mautgebühren, Fährkosten, Telefongebühren, Kosten für Garage und Parkplatz, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck. Reisenebenkosten werden unter den Voraussetzungen, die für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten geltend, in tatsächlicher Höhe berücksichtigt und können als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden (R 9.8 Abs. 1 LStR 2023).

Doppelte Haushaltsführung

Als beruflich veranlasste Unterkunftskosten für die Zweitwohnung im Rahmen der doppelten Haushaltsführung können bis zu € 1.000,00 im Monat als Werbungskosten angesetzt oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG).

Urlaubs- und Weihnachtsgelder sind lohnsteuerpflichtig. Da sie nicht regelmäßig ausgezahlt werden, sind diese Sonderzahlungen als sonstige Bezüge zu behandeln. Anders als beim laufenden Arbeitslohn darf die abzuführende Lohnsteuer nicht der amtlichen Monatslohnsteuer-Tabelle entnommen werden, weil die Lohnsteuertabelle für Bezüge gilt, die monatlich wiederkehren. Eine Steuerberechnung nach der allgemeinen Lohnsteuertabelle würde z. B. bei einem Weihnachtsgeld von € 1.000,00 den „fiktiven“ Jahreslohn um € 12.000,00 erhöhen und damit würde eine deutlich höhere Belastung entstehen.

Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld werden daher dem voraussichtlichen Jahresarbeitslohn hinzugerechnet und die Lohnsteuer für den Jahresarbeitslohn wird jeweils mit und ohne die sonstigen Bezüge aus der Jahreslohnsteuer-Tabelle berechnet. Die Differenz daraus ist die auf das Urlaubs-/Weihnachtsgeld entfallende Lohnsteuer.

Außerdem ist zwischen rentenversicherungspflichtigen und sonstigen Arbeitnehmern zu unterscheiden. Für rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer gilt die allgemeine Jahreslohnsteuer-Tabelle, für die sonstigen Arbeitnehmer die besondere Jahreslohnsteuer-Tabelle.

Die Entlohnung eines Arbeitnehmers besteht normalerweise in Geldleistungen. Daneben kann sie auch (teilweise) in Form von Sachleistungen erfolgen.

Sachbezüge unterliegen wie Geldleistungen der Lohnsteuer. Die Bemessung der Sachbezüge erfolgt in Geld. Für die Bewertung ist zu unterscheiden zwischen:

- Einzelbewertung, - Bewertung nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung, - Durchschnittsbewertung.

Die Einzelbewertung kommt dann zum Zug, wenn es sich nicht um die Bewertung eines Kfz handelt, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlässt, und auch nicht die Sozialversicherungsentgeltverordnung und die Durchschnittsbewertung Anwendung finden.

Bei der Einzelbewertung sind die Sachbezüge einzeln und mit dem üblichen Endpreis (vermindert um übliche Preisnachlässe) am Verbrauchsort zu bewerten. Dies ist jener Preis, der im allgemeinen Geschäftsverkehr von Endverbrauchern in der Mehrzahl der Verkaufsfälle am Abgabeort für gleichartige Waren oder Dienstleistungen tatsächlich gezahlt wird. Dazu gehören auch die Umsatzsteuer und sonstige Preisbestandteile.

Für die Berechnung des lohnsteuerpflichtigen Sachbezugs für Verpflegung, Unterkunft, Wohnung gelten sowohl für die Bemessung der Lohnsteuer als auch für die Sozialversicherung die Werte aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV).

Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses erhält, sind bis zu einem Betrag von € 1.080,00 im Jahr steuerfrei (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG). Unter den Rabattfreibetrag fallen Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht hat und die nicht pauschal versteuert werden.

Für Sachbezüge gilt im Einzelnen:

Aufmerksamkeiten: Nach R 19.6 Abs. 1 LStR 2023 zählen Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen (Aufmerksamkeiten), bis zu einem Wert von € 60,00 nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Gleiches gilt für Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt (R 19.6. Abs. 2 Satz 1 LStR 2023) als auch für Geschenke bei Betriebsveranstaltungen (R 19.5. Abs. 6 Satz 3 LStR 2023).

Sachgutscheine: Erhält der Arbeitnehmer Sachgutscheine, zählen diese nach der mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ („Jahressteuergesetz 2019“) eingefügten Neuregelung nur dann nicht zu den Einnahmen in Geld , wenn die Gutscheine, „zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins berechtigen“, (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG). Außerdem müssen die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllt sein. Arbeitgeber sollten bei der Ausgabe von Gutscheinen darauf achten, dass diese genau der gesetzlichen Definition entsprechen.

Nach R 8.1. Abs. 2 Satz 4 LStR 2023 ist bei Sachgutscheinen der Bewertungsabschlag von vier Prozent nicht vorzunehmen, „wenn als Endpreis der günstigste Preis am Markt angesetzt, ein Sachbezug durch eine (zweckgebundene) Geldleistung des Arbeitgebers verwirklicht oder ein Warengutschein mit Betragsangabe hingegeben wird“.

Besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Privatfahrten (dazu zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu benutzen, ist der Nutzungsvorteil monatlich pauschal mit ein Prozent des Bruttolistenpreises zuzüglich der werksseitig im Zeitpunkt der Erstzulassung eingebauten Sonderausstattungen zu bewerten (1-%-Methode). Für Hybridelektrofahrzeuge sind ein Prozent aus dem hälftigen Bruttolistenpreis, für Elektrofahrzeuge ein Prozent aus einem Viertel des Bruttolistenpreises zugrunde zu legen.

Kann der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, erhöht sich dieser Wert monatlich um 0,03 % des Listenpreises (bei Hybrid- und Elektrofahrzeugen um 0,015 %) für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör durch den Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. Dies gilt auch für sonstige Grundgebühren oder laufende Kosten, wie z. B. Verbindungsentgelte usw., die der Arbeitgeber trägt (R 3.45 LStR 2023).

Die Bereitstellung betriebseigener Parkplätze ist angesichts eines fehlenden Entlohnungscharakters kein steuerpflichtiger Sachbezug.

Freie oder verbilligte Mahlzeiten stellen ebenfalls einen Sachbezug dar. Werden die Mahlzeiten durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben, ist der lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil nach dem amtlichen Sachbezugswert der Sozialversicherungsentgeltverordnung zu bewerten. Dasselbe gilt, wenn Arbeitnehmern Mahlzeiten in fremden Gaststätten oder vergleichbaren Einrichtungen gereicht werden, mit denen der Arbeitgeber vertragliche Vereinbarungen getroffen hat (Barzuschüsse oder andere Leistungen).

Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Kalenderjahr 2023 betragen

für ein Mittag- oder Abendessen € 3,80

für ein Frühstück € 2,00

Unterschreitet der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert, ist insoweit ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen.

Erteilt der Arbeitgeber Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), die bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, gilt nach R 8.1 Abs. 7 der LStR 2023 Folgendes:

Es ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten,

- wenn tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird, - für deren Zahlung ausschließlich eine Essenmarke täglich zulässig ist, - wenn der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als € 3,40 übersteigt, - die Essenmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wurden, die eine Dienstreise ausführen oder eine Einsatzwechseltätigkeit oder Auswärtstätigkeit ausüben.

Entsteht beim Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, weil er seine Mahlzeit unentgeltlich erhält oder er für seine Mahlzeiten nur einen Betrag zahlt, der unter dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung liegt, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschalieren, vorausgesetzt die Mahlzeiten sind nicht als Lohnbestandteile vereinbart.

Für die Pauschalbesteuerung des geldwerten Vorteils gilt ein Steuersatz von 25 % (§ 40 Abs 2 EStG).

Gehaltsvorschüsse stellen eine Vorauszahlung auf den Arbeitslohn dar. Vorschusszahlungen unterliegen im Zeitpunkt der Zahlung der Lohnsteuer. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn der Vorschuss als Abschlagszahlung gilt und die Ausnahmeregelung des § 39b Abs. 5 EStG zur Anwendung kommt.

In diesem Fall ist die Vorschusszahlung bei der endgültigen Lohnabrechnung der Besteuerung zu unterwerfen und entsprechend Lohnsteuer abzuführen. Die Vorschusszahlung gilt zwar als zinsloses Arbeitgeberdarlehen, der Zinsvorteil würde Arbeitslohn darstellen (siehe unten). Es gilt hier allerdings die für Sachbezüge allgemein geltende Freigrenze von € 50,00 (bis 2021: € 44,00) pro Kalendermonat (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).

Das Arbeitgeberdarlehen selbst führt nicht zu einem Arbeitslohn.

Gewährt der Arbeitgeber bzw. in seinem Auftrag ein Dritter dem Arbeitnehmer ein zinsverbilligtes Darlehen, erhält der Arbeitnehmer Zinsvorteile. Wie diese Zinsvorteile als Sachbezüge zu versteuern sind, regelt das Bundesministerium der Finanzen in dem Schreiben vom 19.5.2015 - IV C 5 - S 2334/07/0009. Die Regelungen für sonstige Sachbezüge (verbilligte Waren usw.) gelten danach auch für den Bereich der Arbeitgeberdarlehen.

Für die Ermittlung des Zinsvorteils ist nach dem BMF-Schreiben zu unterscheiden zwischen einer Bewertung nach Maßgabe der für Sachbezüge geltenden Vorschriften und einer Bewertung nach Maßgabe der für Personalrabatte geltenden Vorschriften. In der Praxis kommt es also darauf an, ob ein sonstiger Arbeitnehmer ein zinsverbilligtes Arbeitgeberdarlehen erhält oder ein Bankangestellter unter Berücksichtigung des Rabatt-Freibetrags von € 1.080,00. Ein Zinsvorteil ist als solcher nur dann zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums € 2.600,00 übersteigt. Die Besteuerung kann entweder über den Lohnsteuerabzug oder pauschal erfolgen.

Nicht als steuerpflichtiges Arbeitgeberdarlehen wertet die Finanzverwaltung insbesondere Reisekostenvorschüsse, vorschüssig gezahlte Auslagenersatzleistungen, Lohnabschläge und Lohnvorschüsse.

Ein Arbeitnehmer erhält im März 2015 ein Arbeitgeberdarlehen von € 30.000,00 zu einem Effektivzinssatz von 2 % jährlich (Laufzeit 4 Jahre mit monatlicher Tilgungsverrechnung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss im März 2015 von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über einem Jahr bis zu fünf Jahren veröffentlichte Effektivzinssatz (Erhebungszeitraum Januar 2015) beträgt 4,71 %.

Nach Abzug des pauschalen Abschlags von 4 % ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 4,52 % (Ansatz von zwei Dezimalstellen – ohne Rundung). Die Zinsverbilligung beträgt somit 2,52 % (4,52 % abzüglich 2 %). Danach ergibt sich im März 2015 ein Zinsvorteil von € 63,00 (2,52 % von € 30.000,00 × 1/12). Dieser Vorteil ist – da die 44 €- (ab 2022: € 50,00) Freigrenze überschritten ist – lohnsteuerpflichtig. Der Zinsvorteil ist jeweils bei Tilgung des Arbeitgeberdarlehens für die Restschuld neu zu ermitteln.

Sozialversicherungsrechtlich besteht Beitragsfreiheit, wenn der geldwerte Vorteil aus dem zinsverbilligten oder zinslosen Darlehen monatlich nicht mehr als € 50,00 (bis VZ 2021: € 44,00) beträgt (Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG, § 1 SvEV).

Bestimmte Geld- oder Sachbezüge sind vom Gesetz ausdrücklich von der Steuerpflicht ausgenommen. Beim Arbeitgeber bleiben diese Bezüge Betriebsausgaben.

- Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder), Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, die aus Anlass einer Dienstreise gezahlt werden.

- Aufmerksamkeiten anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses bis zu einem Wert von € 60,00.

- Ferner steuerbefreit sind vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassene typische Berufskleidung, wie z. B. Uniformen oder Arbeitsschutzausrüstungen wie ärztlich verordnete Sehhilfen bei Bildschirmarbeit. Außerdem sind Sachbezüge bis zu einem Wert von nicht mehr als € 50,00 (bis 2021 € 44,00) pro Kalendermonat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Verpflegungsmehraufwendungen (alte Regelung): Der Höhe nach ist der Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen betragen für den VZ 2023(§ 9 Abs. 4a EStG)

- bei eintägigen Auswärtstätigkeiten und einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden: € 14,00 - bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit: - am An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit): je € 14,00 - Zwischentag (24 Stunden Abwesenheit): € 28,00

Beispiel:

Reise von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr:

Montag € 14,00

Dienstag € 28,00

Mittwoch € 14,00

Insgesamt € 56,00

Übernachtungskosten: Als Übernachtungskosten gelten die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Der Arbeitgeber hat jedoch das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten auf Grund des Einzelnachweises anhand geeigneter Belege oder den Pauschbetrag von € 20,00 zu erstatten (R 9.7 Abs.3 Satz 1 LStR 2023).

Verpflegungsmehraufwendungen: Bei Auslandsreisen kann der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungspauschalen steuerfrei erstatten, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Es können bei den Verpflegungsmehraufwendungen im Unterschied zu den Übernachtungskosten nur diese Pauschbeträge geltend gemacht werden. Der Einzelnachweis höherer Kosten für steuerliche Zwecke führt nicht zu einer lohnsteuerfreien Erstattung höherer Beträge (vgl. § 3 Nr. 16 EStG). Die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen 2023 (Auslandstagegelder) sind veröffentlicht im BMFSchreiben vom 23.11.2022 IV C 5 - S 2353/19/10010 :004 . Siehe auch Modul: Reisekostensätze.

Übernachtungskosten: Bei Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Der Arbeitgeber hat das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten auf Grund des Einzelnachweises geeigneter Belege oder die Auslandspauschbeträge, die von Land zu Land unterschiedlich sind, zu erstatten. Die Übernachtungskostenpauschalen 2023 sind im BMF-Schreiben vom 23.11.2022, a.a.O, veröffentlicht.

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird (R 9.6 Abs 3 Satz 3 LStR 2023). Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.

Neue Mitarbeiter sind grundsätzlich bei Beschäftigungsbeginn mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Eintritt bei der Krankenkasse anzumelden, der der Mitarbeiter angehört bzw. die er gewählt hat.

Abweichend hiervon sind in bestimmten Branchen Anmeldungen zwingend spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vorzunehmen (Sofortmeldungen). Dies gilt für folgende Branchen:

Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft. Ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann mit einer Geldbuße von bis zu € 25.000,00 geahndet werden. Eine Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse ist vorzunehmen, unabhängig davon, ob der Beschäftigte in allen Zweigen der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung) oder nur in einem davon versicherungspflichtig ist.

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb einer Unternehmung veranlasst sind und mindern den Gewinn. Eine Überprüfung unter dem Aspekt der Notwendigkeit und Angemessenheit ist grundsätzlich nicht vorzunehmen, auch unzweckmäßige oder vermeidbare Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Betrieb sind grundsätzlich abzugsfähig.

Ausnahme: Handelt es sich um Aufwendungen, die auch die private Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren und sind diese nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen, mindern diese den steuerpflichtigen Gewinn nicht.

Eine private Veranlassung für betriebliche Ausgaben wird in der Regel bei Luxusgütern angenommen. Beispiele: Teure Personenwagen, Flugzeuge, Sportboote, Teppiche im Arbeitszimmer, Antiquitäten. Bei Luxusgütern nimmt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Angemessenheitsprüfung vor.

Aufwendungen, die typischerweise die private Lebensführung des Unternehmers betreffen, können nur dann abgesetzt werden, wenn im konkreten Fall die betriebliche oder berufliche Veranlassung eindeutig im Vordergrund steht. Ist eine klare Abgrenzung zur Privatsphäre nicht möglich, so kann ungeachtet einer betrieblichen Mitveranlassung der gesamte Aufwand nicht abgesetzt werden (sogenanntes „Aufteilungsverbot").

Kein Aufteilungsverbot gilt für „neutrale“ (= nicht typischerweise privat genutzte) Wirtschaftsgüter wie Kraftfahrzeuge, Telefon, Handy, Telefax, Computer.

Auch Ausgaben vor der Betriebseröffnung können steuerlich abzugsfähig sein. Solche Ausgaben und Aufwendungen fallen unter den Begriff der vorweggenommenen Betriebsausgaben. Als Beispiele gelten Reisekosten, Beratungskosten, Telefon.

Bewirtungskosten sind Aufwendungen zur Beköstigung von Personen. Dazu zählen Aufwendungen für Speisen, Getränke und sonstige Genussmittel.

Im Allgemeinen ist zu unterscheiden zwischen:

- geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen und

- betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen.

Zu den geschäftlich veranlassten Bewirtungen gehört die Beköstigung von Geschäftspartnern, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. Diese Aufwendungen sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, sofern sie angemessen sind und durch Belege ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Die auf der Bewirtungsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer kann bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen zu 100 % als Vorsteuer abgezogen werden.

Zu den betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen zählen Aufwendungen für die Bewirtung der Arbeitnehmer. Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen können unbegrenzt als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Es können auch dann schon steuerlich abzugsfähige Werbungskosten vorliegen, wenn zum Zahlungszeitpunkt noch keine Einnahmen zufließen (vorweggenommene Werbungskosten). Die künftige Vermietung muss jedoch mit ziemlicher Sicherheit feststehen (z. B. mit dem zukünftigen Mieter ist bereits ein bindender Vertrag abgeschlossen worden).

Sanierungskosten stellen jedoch dann keine vorweggenommenen Werbungskosten, sondern nachträgliche Herstellungskosten dar, wenn sich der Standard eines Wohngebäudes in mindestens drei der Bereiche Heizung, Sanitär, Elektroinstallation und Fenster erhöht, wenn sich die nutzbare Fläche erhöht oder wenn Maßnahmen innerhalb einer Dreijahresfrist nach der Anschaffung durchgeführt werden und die Aufwendungen ohne Umsatzsteuer innerhalb dieser drei Jahre 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten übersteigen. Zu den nachträglichen Herstellungskosten zählende Sanierungskosten müssen über die Nutzungsdauer des Gebäudes abgeschrieben werden. Der AfA-Satz beträgt im Regelfall zwei Prozent.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können in voller Höhe geltend gemacht werden, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Bis zu einem Betrag von € 1.250,00 können die Aufwendungen als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden, wenn für die Tätigkeiten ansonsten kein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Seit 2023 müssen die Arbeitszimmeraufwendungen bei Geltendmachung der Aufwandspauschale von € 1,260,00 nicht mehr einzeln nachgewiesen werden. Steht ein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung, sind die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig.

Dies gilt auch für sogenannte Telearbeitsplätze. Richtet der Arbeitnehmer mit Erlaubnis des Arbeitgebers einen solchen Arbeitsplatz in seiner Privatwohnung ein, ist hierfür ein Werbungskostenabzug nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber bestätigt, dass dem Steuerpflichtigen sein Büro an den Heimarbeitstagen nicht zur Verfügung steht (BFH, Urt. v. 26.2.2014 VI R 40/12).

Grundsätzlich sind Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren verlängert sich diese Frist um ein Jahr. Eine Ausnahme stellen Unterlagen für anhängige Verfahren, oder wenn solche zu erwarten sind, dar. In diesem Fall sind sie bis zur rechtskräftigen Beendigung des Verfahrens aufzubewahren.

Neben den Buchungsbelegen sind aufzubewahren (§ 147 Abgabenordnung):

- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre, - die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe zehn Jahre, - die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe zehn Jahre, - Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung dienen, ebenfalls zehn Jahre, - sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre. - Lieferscheine müssen generell nicht aufbewahrt werden, es sei denn die Lieferscheine stellen einen Rechnungsbestandteil dar oder die Lieferscheine wurden für Buchungszwecke verwendet und stellen so einen Buchungsbeleg dar.

Kinderbetreuungskosten sind als Sonderausgaben abziehbar (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG). Eine Unterscheidung zwischen erwerbsbedingten und ausbildungs-, krankheits- oder behindertenbedingten Kinderbetreuungskosten ist nicht vorzunehmen.

Zu den Kinderbetreuungskosten zählt die behütende oder die beaufsichtigende Betreuung, wie beispielsweise jene im Kindergarten, durch die Kinderpflegerin oder die Haushaltshilfe. Wenn ein Verwandter die Betreuung des Kindes übernimmt, muss eine klare und eindeutige Vereinbarung getroffen werden, die auch Fremde so vereinbaren würden. Diese fremdübliche Vereinbarung muss auch tatsächlich durchgeführt werden.

Abziehbar sind zwei Drittel der Aufwendungen, höchstens € 4.000,00 je Kind, für Dienstleistungen zur Betreuung eines zum Haushalt gehörenden Kindes, welches das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung außerstande ist, sich selbst zu unterhalten. Ausgenommen sind weiterhin Aufwendungen für die Vermittlung besonderer Fähigkeiten sowie für sportliche und andere Freizeitbetätigungen.

Die Aufwendungen müssen durch Vorlage einer Rechnung sowie durch Zahlungsnachweis gegenüber dem Finanzamt auf Anfrage nachgewiesen werden können. Für Barzahlungen ist der Sonderausgabenabzug ausgeschlossen.

Die Schenkungsteuer ist der Erbschaftsteuer sehr ähnlich, bezieht sich aber auf Schenkungen zu Lebzeiten. Sie wird bei Schenkungen von größerem Ausmaß erhoben, für alle anderen Schenkungen gibt es entsprechende Freibeträge. Anders als bei der Erbschaftsteuer ist es bei der Schenkungsteuer möglich, dank verschiedener Gestaltungsmöglichkeiten die eigene Steuerlast zu mindern.

Bei jeder freigebigen Zuwendung unter Lebenden handelt es sich um eine Schenkung, sofern der Beschenkte dadurch auf Kosten des Schenkers bereichert wird.

Zur Abgabe einer Schenkungsteuererklärung sind, unter anderem, natürliche Personen mit Wohnsitz in Deutschland verpflichtet. Im Regelfall bekommen alle Beteiligten vom Finanzamt einen amtlichen Erklärungsvordruck zugesandt.

Achtung: Der Schenkungsteuer unterliegende Erwerbe sind innerhalb von 3 Monaten dem zuständigen Finanzamt zu melden. Diese Anzeigepflicht besteht sowohl für den Schenker als auch für den Beschenkten. Grundsätzlich ist aber der Beschenkte der Steuerschuldner. Sofern der Schenker aus freiem Willen die Entrichtung der vom Beschenkten geschuldeten Steuer übernimmt, tritt eine besondere Regelung in Kraft: die vom Schenker übernommene Steuer ist dann der Schenkung hinzuzurechnen.

Erwerber Höhe des Freibetrags

(Ehe-)Partner € 500.000,00

Kinder und Kinder verstorbener Kinder € 400.000,00

Enkel € 200.000,00

Urenkel, Eltern und Voreltern beim Erwerb von Todeswegen € 100.000,00

Eltern, Geschwister, Nichten/Neffen, Stiefeltern, Schwiegereltern, Schwiegerkinder, geschiedene (Ehe-)Partner sowie sonstige Personen € 20.000,00

Achtung: Diese Freibeträge gelten nur bei unbeschränkt Steuerpflichtigen.

In den Fällen der beschränkten Steuerpflicht werden o. g. Freibeträge um einen entsprechenden Teilbetrag gemindert, welcher sich nach den Vorschriften des § 16 Abs. 2 ErbStG berechnet.

Bei sogenannten „Gelegenheitsgeschenken“ fällt keine Schenkungsteuer an. Gelegenheitsgeschenke sind zum Beispiel solche Geschenke, die zu besonderen Anlässen, wie einer Hochzeit, eines Geburtstags oder auch zu Weihnachten gemacht werden. Diese Steuerfreiheit hat den Vorteil, dass der Freibetrag für weitere Schenkungen bestehen bleibt und nicht verbraucht wird.

Arbeitgeber können dem Arbeitnehmer Fahrtkosten in Höhe der nach § 5 des Bundesreisekostengesetzes geltenden Wegstreckenentschädigungspauschalen steuerfrei erstatten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR 2023):

Pkw:

(Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro für 2022 bis 2026 anzusetzen, höchstens € 4.500,00 im Kalenderjahr.)

€ 0,30

sonstige motorbetriebene Fahrzeuge: € 0,20

Entfernungspauschale

Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro für 2022 bis 2026 anzusetzen, höchstens € 4.500,00 im Kalenderjahr. Ein höherer Betrag als € 4.500,00 ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt.

Die Zuschläge dürfen folgende Prozentsätze des Grundlohnes nicht übersteigen (§ 3b EStG):

für Nachtarbeit: 25 %

für Sonntagsarbeit: 50 %

für Arbeit am 31. Dezember ab 14:00 Uhr und an den gesetzlichen Feiertagen: 125 %

für Arbeit am 24. Dezember ab 14:00 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai: 150 %

Nachtarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 20:00 Uhr bis 6:00 Uhr. Wenn die Nachtarbeit vor 0:00 Uhr aufgenommen wird, erhöht sich der Zuschlagssatz auf 40 % in der Zeit von 0:00 Uhr bis 4:00 Uhr.

Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr des jeweiligen Tages. Als Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0:00 Uhr bis 4:00 Uhr des auf den Sonntag oder Feiertag folgenden Tages.

Die gesetzlichen Feiertage werden durch die am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften bestimmt. Wird an einem Sonntag, der zugleich Feiertag ist, gearbeitet, kann ein Zuschlag nur bis zur Höhe des jeweils geltenden Feiertagszuschlages steuerfrei gezahlt werden (R 3b Abs. 4 LStR 2023). Die Sonntage an Ostern und Pfingsten zählen zu den gesetzlichen Feiertagen. Dies gilt auch dann, wenn sie in den am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften nicht ausdrücklich als Feiertage genannt werden (R 3b Abs. 3 Satz 3 LStR 2023).

Wir weisen darauf hin, dass aufgrund der gesetzlichen Regelungen durch das Entgeltfortzahlungsgesetz und das Bundesurlaubsgesetz die Zuschläge auch in Zeiten von Krankheit und Urlaub fortgezahlt werden müssen. Diese sind allerdings lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (vgl. dazu § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten) “Sachbezüge von insgesamt € 50,00 (bis 2021: € 44,00) pro Kalendermonat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Ein steuerfreier Sachbezug im Rahmen der Regelung in § 8 Absatz 2 Satz 1 i,V.m Satz 11 EStG liegt bei jeder nicht in Geld bestehenden Einnahme vor. Dazu zählen beispielsweise (vgl. H 8.1.(1-4) LStH 2023:

Zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte Gutscheine oder Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins berechtigen. Seit 2022 dürfen Warengutscheine nur in einem begrenzten regionalen Gebiet einlösbar sein. Außerdem darf der Warengutschein nur zum Bezug eines begrenzten Dienstleistungs- oder Warenspektrums berechtigen. Steuerschädlich ist, wenn der Gutschein/die Geldkarte zum Marketplace/Onlinebezug für eine beliebige Anzahl von Waren berechtigt. Seit Januar 2022 dürfen Geldkarten nicht über eine Barauszahlungsfunktion verfügen bzw. Merkmale eines generellen Zahlungsinstruments besitzen. Zweckgebundene Geldleistungen (z. B. laufende Zuwendungen bei Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio), nachträgliche Kostenerstattungen oder andere, auf einen Geldbetrag lautende Zuwendungen des Arbeitgebers sind hingegen generell keine Sachbezüge.

Ein Sachbezug liegt auch dann nicht vor, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber hat, ihm anstelle der Sache den Barlohn in Höhe des Werts des Sachbezugs auszubezahlen, selbst wenn der Arbeitgeber die Sache zuwendet oder es sich um im Inland gültige gesetzliche Zahlungsmittel oder Zahlungen in einer gängigen, frei konvertiblen und im Inland handelbaren ausländischen Währung handelt

Unter einen Sachbezug fällt auch die Überlassung sogenannter „Jobtickets“, die seit 1.1.2019 lohnsteuerfrei sind. Seit 2020 erfolgt eine Anrechnung des Sachbezugs auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers nicht mehr, wenn der Arbeitgeber das Jobticket mit 25 % pauschal versteuert. Arbeitgeber können im Einzelnen wählen zwischen einem Pauschalsteuersatz von 15 % unter Anrechnung auf die Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG) oder einem Pauschalsteuersatz von 25 % ohne Minderung der Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG). Diese Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt auch für solche Jobtickets, die nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern nach vereinbarter Gehaltsumwandlung ausgegeben werden.

In allen Fällen darf der Sachbezug in seinem Wert die Freigrenze von € 50,00 (bis 2021: € 44,00) monatlich pro Arbeitnehmer nicht übersteigen. Bei auch nur geringfügigem Übersteigen dieser Grenze wird der volle Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Hochrechnen der Monatsbeträge in Jahresbeträge ist unzulässig.

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass bis zu einem Wert von € 60,00 (R 19.6 LStR 2023). Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit. Aufmerksamkeiten können neben den steuerfreien Sachbezügen (siehe oben) gewährt werden.

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern Serviceleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie steuerfrei anbieten. Darunter fallen die Beratung und Vermittlung von Betreuungsleistungen für Kinder und pflegebedürftige Angehörige (§ 3 Nr. 34a EStG i.d.F Zollkodex-Anpassungsgesetz). Die Leistungen sind in tatsächlicher Höhe lohnsteuerfrei. Eine Höchstbetragsgrenze ist vom Gesetz nicht vorgesehen.

Zudem sind Zahlungen des Arbeitgebers bis zur Höhe von € 600,00 jährlich zur kurzfristigen Betreuung von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben (im Fall einer Behinderung beträgt die Altersgrenze 25), oder von pflegebedürftigen Angehörigen des Arbeitnehmers steuerfrei, sofern die Betreuung aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig wird.

Voraussetzung ist, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten.

Steuerfrei und von Sozialabgaben unbelastet sind Zuschüsse des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (§ 3 Nr. 33 EStG, R 3.33 LStR 2023). Den nicht schulpflichtigen Kindern stehen schulpflichtige Kinder gleich, solange sie mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt oder noch nicht eingeschult sind ( R 3.33 Abs. 3 Satz 4 LStR 2023. Hierzu zählen betriebseigene und außerbetriebliche Kindergärten, Kindertagesstätten und auch eine Unterbringung bei einer Tagesmutter, sofern diese nicht als Angestellte des Arbeitnehmers anzusehen ist, sondern als Selbstständige tätig wird. Steuerfrei sind nur Unterkunft, Betreuung und Verpflegung der Kinder. Nicht steuerfrei sind Leistungen für die Vermittlung einer Unterbringungsmöglichkeit (R 3.33 Abs. 1 Satz 3 LStR 2023). Dasselbe gilt für Zuschüsse zur Beförderung des Kindes zwischen Wohnung und Kindergarten. Soweit Arbeitgeberleistungen auch den Unterricht des Kindes umfassen, sind sie nicht steuerfrei.

Steuerfrei sind nur Arbeitgeberzuwendungen, die zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten. Ein Gehaltsverzicht des Arbeitnehmers zugunsten des Betreuungszuschusses (Barlohnumwandlung) führt nicht zu einer steuerlichen Anerkennung der Zuwendung.

Übliche Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei, wenn sie einen Betrag von € 110,00 (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Der Freibetrag gilt je Betriebsveranstaltung bis zu maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4 EStG).

Als Betriebsveranstaltungen gelten sämtliche von der Betriebsleitung, dem Betriebsrat usw. organisierte Zusammenkünfte mit der Belegschaft aus besonderem Anlass, welche den Charakter einer Gesellschaftsveranstaltung und Feier haben. Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss dabei allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen stehen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Beispiele sind u. a. Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern und Betriebsausflüge.

Auch mehrtägige Veranstaltungen sind steuerfrei, sofern der Freibetrag von € 110,00 inkl. USt. eingehalten wird.

Maßgeblich für die Berechnung des Freibetrages sind nach der BFH-Rechtsprechung (Urt. v.29.4.21 VI R 31/18) alle mit der Betriebsveranstaltung in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive der Umsatzsteuer. Nach Auffassung des BFH besteht keine Rechtsgrundlage, „bestimmte einzelne Aufwendungen des Arbeitgebers aus der Bemessungsgrundlage auszuscheiden“. Unerheblich ist, ob Aufwendungen beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen oder nicht.

Alle Aufwendungen des Arbeitgebers sind dem Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen zuzurechnen.

Überschreiten die Aufwendungen den 110-Euro-Freibetrag, ist der Mehrbetrag der Lohnsteuer zu unterwerfen. Nimmt beispielsweise der Arbeitnehmer selbst mit einer Begleitperson teil und betragen die Aufwendungen je Person incl. Umsatzsteuer € 200,00, sind € 110,00 steuerfrei und € 90,00 lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann hier alternativ die Pauschalversteuerung wählen und die Steuern übernehmen.

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von € 60,00 pro Anlass. Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit.

Als Aufmerksamkeiten gelten auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich bereitstellt, sofern deren Wert € 60,00 nicht überschreitet (R 19.6 LStR 2023).

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von € 60,00 pro Anlass. Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit.

Als Aufmerksamkeiten gelten auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich bereitstellt, sofern deren Wert € 60,00 nicht überschreitet (R 19.6 LStR 2015).

Typische Berufskleidungen sind zum Beispiel der Blaumann, Arbeitshandschuhe, der schwarze Anzug des Leichenbestatters (BFH, 30.9.1970 I R 33/69), die Dienstkleidung eines Polizisten (FG Niedersachsen, Urt. v. 12.9.2002 16 K 10551/99), Arztkittel und Arztjacke (BFH, 6.12.1990 IV 65/90), nicht aber weiße Hosen oder Schuhe oder eine einheitliche bürgerliche Kleidung für das Verkaufspersonal, auch wenn diese durch die Kleiderordnung des Arbeitgebers vorgegeben sind (FG Düsseldorf 12.12.2000 17 K 4509/95). Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer eines Speiselokals, der die Funktion eines Oberkellners ausübt, hat der BFH auch die Kombination einer schwarzen Hose in Verbindung mit einer weißen Kellnerjacke als typische Berufskleidung angesehen (BFH, Urteil vom 4.12.1987, VI R 20/85).

In einem neueren Urteil lehnte der BFH Aufwendungen für bürgerliche Kleidung als Berufskleidung generell ab. Kosten für bürgerliche Kleidung zählen zu den unverzichtbaren Aufwendungen der Lebensführung (BFH, Urt. v. 16.3.2022 VIII R 33/18; veröffentlicht am 23.6.2022). Businesskleidung wie Anzüge, Hemden und Schuhe zählen nicht zur Berufskleidung (Finanzgericht Hamburg, Urt. v. 26.3.2014- 6 K 231/12). Ebenso wenig als Werbungskosten abziehbar sind Aufwendungen eines Croupiers für einen schwarzen Anzug (FG Baden-Württemberg v. 31.1.2006- 4 K 448/01).

Die Reinigung von typischer Berufskleidung zählt nicht zu den steuerlich absetzbaren Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (R 3.31 LStR 2023).

Eine Weiterbildung bzw. Fortbildung liegt vor, wenn sie zur Erweiterung und Vertiefung berufsbezogener Kenntnisse erfolgt. Werden diese Bildungsmaßnahmen vom Arbeitgeber veranlasst und die Kosten von ihm getragen (für Rechnung des Arbeitgebers), so können diese steuerfrei ausbezahlt werden. Voraussetzung ist, dass die Bildungsmaßnahmen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. Aufwendungen sind zum Beispiel Lehrgangsgebühren, Prüfungsgebühren, Kosten für Fachbücher und -zeitschriften, Schreibmaterial, Teilnahme- und Tagungsgebühren, Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Kosten der Unterkunft.

Mit Belegschafts- oder Personalrabatten werden Arbeitnehmern kostenlose oder ver­billigte Waren bzw. Dienstleistungen überlassen. Der erzielte Preisvorteil durch Per­so­nal­rabatt ist bis zu einem Freibetrag von € 1.080,00 pro Kalenderjahr steuerfrei. Bemessungsgrundlage für die Sachbezüge bildet der um vier Prozent geminderte Endpreis (einschließlich der Umsatzsteuer), zu dem der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung fremden Letztverbrauchern anbietet. Der Preisvorteil errechnet sich aus der Differenz dieses verminderten Endpreises zum vom Arbeitnehmer tatsächlich entrichteten Preis.

Rabatte, die der Arbeitgeber nicht nur seinen Arbeitnehmern, sondern auch fremden Dritten üblicherweise einräumt, begründen bei Arbeitnehmern keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 26.7.2012 VI R 27/11). Letzteres gilt insbesondere auch für Rabatte von Werksangehörigen aus der Automobilbranche: Als Bemessungsgrundlage für den Endpreis i.S. des Gesetzes nicht geeignet sind unverbindliche Preisempfehlungen eines Automobilherstellers (BFH, Urteil vom 17.6.2009 – VI R 18/07). Unverbindliche Preisempfehlungen entsprechen im Regelfall nicht dem tatsächlichen Angebotspreis im allgemeinen Geschäftsverkehr. Denn auf unverbindliche Preisempfehlungen werden im Regelfall Preisnachlässe gewährt.

Das BMF hat hierzu in einem Schreiben die rückwirkend ab 1. Januar 2009 gültigen Bewertungsregeln für Personalrabatte veröffentlicht, die Automobilhersteller oder -händler ihren Arbeitnehmern beim Kfz-Kauf gewähren (BMF, Schreiben vom 18.12.2009 - IV C 5 - S 2334/09/10006 - 2009/0830813).

Das BMF hat dabei bei der Ermittlung des tatsächlichen Angebotspreises einzelne Faktoren den veränderten Marktbedingungen angepasst und u. a. bestimmt, dass Endpreis i. S. v. § 8 Abs. 3 EStG der Preis ist, der sich ergibt, wenn 80 % des Preisnachlasses, der durchschnittlich beim Verkauf an fremde Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr tatsächlich gewährt wird, von dem empfohlenen Preis abgezogen wird.

Kosten für einen beruflich veranlassten Umzug können vom Arbeitgeber im Rahmen der Höchstbeträge nach dem Bundesumzugskostengesetz bzw. der Auslandsumzugskostenverordnung steuerfrei erstattet werden.

Zu unterscheiden ist zwischen:

Umzugskosten für die Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort in die Wohnung außerhalb des Beschäftigungsorts. Diese können nicht steuerlich geltend gemacht werden (Kosten der privaten Lebensführung).

Umzugskosten für die Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort in eine andere, ausschließlich aus beruflichen Gründen genutzte Wohnung am Beschäftigungsort. Diese sind als Werbungskosten abzugsfähig (R 9.11 Abs. 9 Satz 5 LStR 2023).

Umzugskosten nach Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort durch endgültige Aufgabe der Zweitwohnung am Beschäftigungsort: Diese können insoweit als Werbungskosten geltend gemacht werden, als dass die Auflösung ausschließlich beruflich veranlasst ist (R 9.11 Abs. 9 Satz 4 LStR 2023).

Im Fall eines möglichen Werbungskostenabzugs sind die Kosten im Einzelnen nachzuweisen. Ein Ansatz von Pauschalen kommt nicht in Betracht (R 9.11 Abs. 9 Satz 2 LStR 2023).

In allen sonstigen Fällen (z. B. infolge des Eintritts in den Ruhestand) sind Umzugskosten Kosten der privaten Lebensführung.

Unterstützung in Notfällen

Unterstützungsleistungen von privaten Arbeitgebern an einzelne Arbeitnehmer bei Krankheits- und Notfällen können bis zu € 600,00 je Kalenderjahr steuerfrei erfolgen. Ein € 600,00 übersteigender Betrag ist auch dann steuerfrei, wenn er anlässlich eines besonderen Notfalls gewährt wird. Bei der Beurteilung, ob ein solcher Notfall vorliegt, sind stets die Einkommensverhältnisse und der Familienstand des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Arbeitslosigkeit stellt keinen besonderen Notfall dar (R 3.11 LStR 2023).

Betriebliche Gesundheitsförderung und Erholungsbeihilfen

Betriebliche Gesundheitsförderung

Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn (zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten) können Arbeitgeber bis zu € 600,00 je Arbeitnehmer und Jahr für Gesundheitsfördermaßnahmen i.S. von § 20a Abs. 1 i. V. mit § 20 Abs. 1 Satz 3 SGB V steuerfrei aufwenden (§ 3 Nr. 34 EStG). Förderungsfähige Gesundheitsmaßnahmen sind jene, die im Leitfaden Prävention der Spitzenverbände der Krankenkassen enthalten sind, u. a. Kurse zur gesunden Ernährung, Rückengymnastik, Suchtprävention, Stressbewältigung. Dazu gehören auch Massagen, wenn sie in den betrieblichen Räumen ausgeführt werden. Nicht steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers für Beiträge zu Sportvereinen oder Fitnessstudios. Steuerfrei sind auch Barleistungen an den Arbeitnehmer. Voraussetzung ist jeweils, dass die Leistungen vom Arbeitgeber zusätzlich erbracht werden und keine Arbeitsentgeltwandlung darstellen.

Für Erholungsbeihilfen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer in einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, wenn diese € 156,00 für den Arbeitnehmer, € 104,00 für dessen Ehegatten und € 52,00 für dessen Kind je Kalenderjahr nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG). Die Sicherstellung der Verwendung von Erholungsbeihilfen setzt voraus, dass der Arbeitgeber über die Verwendung der Mittel Kenntnis hat (BFH vom 19.9.2012 - VI R 55/11). Pauschal besteuerte Erholungsbeihilfen gelten nicht als Arbeitsentgelt i.S.d. Sozialversicherungsrechts, sind also sozialversicherungsfrei. Zur Dokumentation sind Belege zu den Lohnunterlagen zu nehmen.

Anmerkung: zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn werden Leistungen des Arbeitgebers erbracht, wenn:

1. die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird, 2. der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird, 3. die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und 4. bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird (§ 8 Abs. 4 EStG)

Mit Vermögensübertragungen auf Kinder bzw. einer Verteilung des Vermögens im Familienbund lassen sich Steuern sparen. Denn die Kinder haben meist keine oder nur sehr geringe eigene Einkünfte und zahlen dementsprechend wenig Steuern. Den Kindern sowie jedem Steuerpflichtigen in der Familie steht neben dem Sparer-Pauschbetrag in Höhe von € 1.000,00 (ab VZ 2023) und dem Sonderausgaben-Pauschbetrag von € 36,00 auch der Grundfreibetrag von (ab VZ 2023) € 10.908,00 zu. Jedes Familienmitglied kann zusammen bis zu € 11.944,00 steuerfreie Einkünfte aus Kapitalvermögen pro Jahr erzielen, sofern daneben keine anderen Einkünfte erzielt werden.

Seit dem 1.1.2012 wirken sich die eigenen Einkünfte des Kindes auch nicht mehr auf den Kindergeldanspruch aus. Der Kindergeldanspruch bleibt auch dann erhalten, wenn das Kind aus dem übertragenen Vermögen eigene Kapitaleinkünfte über dem Grundfreibetrag erzielt.

Der Verzicht auf die Prüfung der Einkünfte volljähriger Kinder macht Vermögensübertragungen in der Familie attraktiver – der Kindergeldanspruch bleibt davon unberührt. Hier gilt jedoch: Wenn Vermögensübertragungen nur zum Schein erfolgen, versagt die Finanzverwaltung die Anerkennung.

Die steuerwirksame Übertragung von Vermögen auf Kinder ist an strenge formale Voraussetzungen geknüpft, besonders bei Kapitalübertragungen durch Eltern an ihre minderjährigen Kinder.

Vermögensübertragungen auf Kinder werden im Regelfall von der Finanzverwaltung nur dann problemlos akzeptiert, wenn der Übertragungsvorgang endgültig ist und nicht jederzeit durch Widerruf wieder rückgängig gemacht werden kann.

Praxistipp: Eine problemlose steuerliche Anerkennung verlangt nicht nur, dass das Kind zivilrechtlich Inhaber des ihm übertragenen und in seinem Namen angelegten Geldvermögens geworden ist und die Ansprüche gegen die Bank allein dem Kind als Kontoinhaber zustehen. Die steuerliche Anerkennung verlangt einen endgültigen Übergang der Ansprüche gegen die Bank in das Vermögen des Kindes. Dazu ist eine ausdrückliche Regelung zur Begünstigung und Gläubigerstellung des Kindes erforderlich, die ggf. vom Steuerberater begutachtet werden sollte.

Im Allgemeinen empfiehlt es sich, die Gläubigerschaft der Kinder nicht nur in den Sparbüchern vermerken zu lassen, sondern die begünstigten Kinder durch entsprechende Eintragungen in den Kontoeröffnungsanträgen ausdrücklich als Gläubiger bezeichnen zu lassen. In diesem Fall ist es nach der Rechtsprechung auch unschädlich, dass die Eltern das Sparbuch aufbewahren. Das übertragene Vermögen und die daraus erzielten Einkünfte dürfen darüber hinaus nur noch im Rahmen der familienrechtlichen Bestimmungen der elterlichen Vermögenssorge verwaltet werden.

Können diese Voraussetzungen im Einzelfall nicht nachgewiesen werden, wird die Finanzverwaltung davon ausgehen, dass das Vermögen den Kindern mit der Einschränkung übertragen wurde, dass diese lediglich zivilrechtlich Inhaber des Vermögens werden sollten, die Eltern das übertragene Vermögen aber weiterhin als eigenes Vermögen nutzen. Vermögen und die Einkünfte daraus werden steuerrechtlich weiterhin den Eltern zugerechnet.

Beziehen die Kinder eigene Einkünfte bis in Höhe des jeweiligen Grundfreibetrags (nach Abzug von Freibeträgen), empfiehlt sich die Beantragung einer sogenannten Nichtveranlagungsbescheinigung. Bei Vorlage der Bescheinigung bei der Depotbank entfällt der Abgeltungsteuerabzug. Die Finanzverwaltung erteilt eine Nichtveranlagungsbescheinigung, wenn beim Kind keine Steuerveranlagung durchzuführen ist. Weitere Voraussetzung ist, dass im Fall einer Günstigerprüfung (Vergleich der Abgeltungsbesteuerung mit einer individuellen Steuerveranlagung) keine Steuer entsteht, d.h., das Kind darf auch mit seinen abgeltungsteuerpflichtigen Kapitaleinkünften den Grundfreibetrag nicht überschreiten.

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